שירותי יישומים לעסקים קטנים, מי ירים את הכפפה?

עולם העסקים הקטנים משווע למימוש הקונספציה של "תוכנה כשירות" ■ ההיצע מפגר אחרי הביקוש, מצב שמזמין יוזמות של גורמים מקצועיים שהתמחו בניהול יישומים עסקיים

ניהול, עסקים / צלם: thinkstock
ניהול, עסקים / צלם: thinkstock

אחת הבעיות שמציקות לממציאים ומחדשים בתחום ה-IT, היא איך להסביר למקבלי החלטות עסקיות חסרי הכשרה טכנית מה בדיוק עושה פתרון חדש ומהפכני שלא היה אפשר לעשות בעבר, ואיך הפוטנציאל של טכנולוגיה חדשה מזמין אותם לחשוב על ניצול עסקי.

קושי זה מונע היום את ההתפתחות של מה שאמור היה להיות ראש הצמיחה של ה-IT בעשור הקרוב. פתרונות SaaS ייעודיים למגזר העסקים הקטנים. למרות שאין עסק קטן שלא יעדיף להשתמש בשירות יישומים מנוהלים במקום לתחזק מערכות עסקיות בכוחות עצמו, מספר ההצלחות אינו גדול.

במקרים המעטים בהם ראינו חדירה משמעותית של תפיסת SaaS אפשר לזהות כיוון חדירה "מלמטה למעלה" ולא חשיבה אסטרטגית של ההנהלה. כמה משתמשים מתוחכמים מגלים שאפשר לצרוך באינטרנט יישומים שאינם זמינים ב-IT הפנימי והם מתחילים בכך "מתחת לראדאר". מנהל מכירות יכול לרכוש חצי תריסר רישיונות ל-Salesforce.Com בלי להעיר את המנמ"ר, ומנהל הפיתוח לא צריך לדווח לאף אחד אודות השימוש בתוכנת ניהול פרויקטים מקוונת.

שאלה של גודל

אבל הדרך לשולחנות העבודה העסקיים והפיננסיים, ולמסה העיקרית של משתמשי מחשב בארגון, קשה יותר. רוב ה-CIO לא מוצאים הצדקה להגירה מהסביבה המוכרת של Office - אפילו לא לשירות SaaS של מיקרוסופט - משום ש"אין לזה ROI". התחלה של תזוזה בכיוון הנכון אפשר למצוא בנושאים שנדחפים על ידי חברות תוכנה ענקיות, כמו SAP בתחום ה-ERP. אבל עסקים קטנים לא מרגישים בנוח עם פתרונות אלה, שנתפסים כ"מוגזמים" לצרכים הצנועים שלהם, בבחינת "תפסת מרובה, לא תפסת". הם רוצים להמשיך עם מוצרים מוכרים - עם כל חסרונותיהם ההיסטוריים - ובלבד שלא ללמוד מחדש איך מפיקים תעודת משלוח או מאזן בוחן. אבל הם בהחלט כן היו מעדיפים שהנהלת החשבונות תנוהל כשירות. בסקירה קצרה זו ננסה לעמוד על כמה מהדרישות ששמענו מבעלי עסקים קטנים, שחושבים כי הענן עובר הרבה יותר מדי גבוה מעל ראשם.

הנהלת חשבונות במודל SaaS:

רוב העסקים הקטנים מתעבים את פתרונות הנהלת החשבונות שהתעשייה הישראלית מציעה. חלקם ממשיך להתמודד עם בעיות של שדרוגים, התאמות מיוחדות, גיבוי ושחזור, פשוט מחוסר ברירה. אחרים בחרו להעביר את הנושא למיקור חוץ, בדרך כלל במשרד רואה החשבונות הנאמן שלהם. פתרון יקר יחסית ולא באמת נוח. ויש מי שבוחרים בפתרון "היברידי". הם משתמשים במודול אחד או שניים של תוכנת הנהלת החשבונות כדי להפיק את המסמכים הבסיסיים (חשבונית, קבלה, תעודת משלוח) במשרד אך מעבירים את קובץ הפעולות למנהל חשבונות חיצוני לצורך עיבוד מתקדם יותר. אלה גם בעלי העסקים המרוצים ביותר ולהם יש רק שאלה אחת: למה העבודה צריכה להתנהל על שתי פלטפורמות נפרדות? למה החלק האינטראקטיבי של הזנת נתונים והפקת מסמכים דורש להחזיק מחשב במשרד? למה ספק השירות מריץ את הקטע שלו באופן Batch, רק פעם בחודש או בחודשיים, אחרי שהוא קיבל את כל המסמכים לתקופת המס הרלוונטית? זה היה נכון אולי לעשות בתקופה שנתונים עברו ממערכת אחת לשנייה מודפסים על נייר או "מנוקבים" על דיסקט, אבל כאשר שני הצדדים מחוברים בקביעות לפס רחב, זה קצת מיושן, לא?

השירות המועדף אינו ERP למפגרים" אלא הנהלת חשבונות בסיסית במודל לקוח/שרת. כל ההבדל הוא, שהשרת (מנהל החשבונות) והלקוחות שלו מתארחים על פלטפורמת ענן מסחרית אותה מציע ספק מתמחה בתוכנות "הנהלת חשבונות כשירות". יתכן וזה יצרן הפתרון, שמשתמש בקהילת מנהלי החשבונות כמפיצים, או אחת מהחברות שנכנסו לאחרונה לתחום אספקת התשתיות ורוצה "להוסיף ערך" ולהגדיל את שולי הרווח. הטרנספורמציה של התוכנה דורשת כמובן שינויים מהותיים ברובד ממשקי היישום, אבל הגרעין הלוגי לא דורש מהפכות. ומאחר ורוב הפתרונות המסורתיים להנהלת חשבונות "זעירה" פותחו על ידי חברות ישראליות, לא צריכה להיות בעיה להסב אותן למודל SaaS.

ניהול מנויים במודל SaaS:

אלפי עסקים בישראל מתקיימים ממכירת שירות או מוצרים לרשימת מנויים קבועים. עיתונים, שירותי תקשורת, פרסום וקידום אתרים הם רק הבולטים ביותר. יש מספר פתרונות ניהול מנויים בעברית, שיודעים להפיק מדבקות לדואר וחיובים לכרטיסי אשראי, לעקוב אחרי חידושים ולמחוק את הנושרים, ליצור התראות נטישה ולמנוע כפילויות, לעקוב אחרי תלונות ועוד הרבה פונקציות ייחודיות לתחום הזה. כמי שהתנסה ברוב הפתרונות האלה אני יכול להעיד שרווח לי מאוד ביום שהעול לתחזק מערכת כזאת הוסר מעל כתפי.

הנושא זועק לטיפול במודל SaaS. ניהול מנויים שונה רק במקצת מניהול המכירות ולכן הדוגמה של Salesforce ממש זועקת "חקו אותי!" גם כאן מדובר ביצרני תוכנה ישראליים שמחזיקים בקוד המקור ולכן יכולים לבצע את ההתאמות לענן בקלות יחסית. ואל תשכחו להראות לנו איך אתם שומרים על המידע נגד חדירת מתחרים ונגד אסונות טבע.

ניהול הדפסה והפצה לדיוור ישיר:

התוכנית העסקית הזאת ממש תפורה למידות של חברת הדואר, אך גם חברות אחרות יכולות לממש אותה בהצלחה. דיוור ישיר יכול להיות מדיום פרסומי הרבה יותר יעיל כאשר התוכן מוכוון אישית לממוען, בשם ובנושאים. אנו כבר מקבלים לא מעט דיוור "פרסונלי" המוני, בחשבונות החשמל וכרטיסי האשראי, דפי בנק וחיובי תקשורת. התשתית הטכנית מאחורי המשלוחים האלה היא כבדה ביותר ורק ארגונים גדולים יכולים להרשות לעצמם להחזיק מערכת המסוגלת להדפיס מיליון מכתבים שונים ביום אחד, כאשר שם הממוען מודפס בתוך הטקסט, ההצעה הותאמה אישית לאורח החיים שלו וכתובתו מתנוססת על צידו השני של הדף. עכשיו נשאר "רק" לסגור את המעטפה המתקפלת, לבייל ולארגן חבילות מסודרות על פי מספרי מיקוד, להוביל לדואר - ולהשלים עם כך שזה היה תרגיל יקר.

הדואר, לעומת זאת, יכול להדפיס כול מכתב בסניף המקומי ממנו תצא החלוקה - כלומר במקביל במספר גדול של מרכזי הדפסה אזוריים - ולחסוך חלק מסיבי מהעלות של משלוח. הוא רק צריך להקים אתר SaaS בו יכולים לקוחות רשומים (נרשמים לצורך קבלת אשראי עד לתשלום בפועל) לעצב את המכתב ולנהל את רשימת התפוצה. אפשר אפילו להוציא את החלק "המתוחכם" הזה למיקור חוץ, במידה ומנהל הדואר לא בטוח שהאנשים שלו מסוגלים להרים את הפרויקט, כי בכול מקרה התוצאה תהייה זינוק משמעותי במספר דברי הדואר המופצים בתשלום. את המדפסות המיוחדות, שדרושות להכין מכתב סגור בתוך עצמו, הדואר צריך כמובן לממן - אבל לאור הפוטנציאל להעסיק אותן מסביב לשעון בשירותם של עשרות אלפי עסקים קטנים ובינוניים, זו השקעה כדאית ביותר.

ריכוז חשבונות וניהול משק בית:

כמו בכל העולם המפותח גם הישראלים מוצפים מדי חודש בעשרות חשבונות של ספקי שירותים, גופים ממשלתיים שמוצצים מיסים, גופים פיננסיים (בנקים וחברות ביטוח בעיקר) שגובים התחייבויות לתשלומים תקופתיים - ושאר עלוקות המוצצות את מרבית משכורתנו. ההבדל הוא בצורת הטיפול בתשלום. הישראלים מסכימים, במידה חריגה ביחס לארצות אחרות במערב, שהבנק שלהם ישלם את החשבון ב"הוראת קבע", או שחברת האשראי תצרף את הסכום אוטומטית לחשבון החודשי. נכון, אפשר לעקוב אחרי החיובים ובמקרים מסוימים גם להתערב בתהליך ולמנוע תשלום, אך ברוב המקרים זו מלחמה בתחנות רוח. הבנקים וחברות האשראי מקבלים את "הוראת הקבע" כהתחייבות לא מוגבלת בזמן - ולא מקבלים הוראות סותרות, הדורשות להימנע מתשלום כציווי קטגורי של בעל החשבון. לדעתם, כדי לבטל תשלומי הוראת קבע עליכם לשכנע את הגוף המחייב להפסיק את זרימת הדרישות למחשבי הבנק. בארצות אחרות האזרחים מוכנים לטפל ידנית כל חודש בכל דרישת תשלום ובלבד שלא לאבד את השליטה בהוצאות. בעבר הטיפול דרש לאסוף את החשבונות, לכתוב שיק לכל אחד, להכניס למעטפה, לבייל ולקחת לתיבת המכתבים הקרובה. היום אפשר לעשות הכל באינטרנט הרבה יותר בקלות.

השיטה עובדת כך: חברה המתמחה בשירות "ריכוז חשבונות" מקבלת את כל דרישות התשלום עבורכם ומרכזת אותם בדו"ח חודשי, הנשלח למנויים בדואר אלקטרוני. אתם יכולים לראות את החשבונות הווירטואליים, לבדוק את הנתונים, להשוות עם חיובים קודמים ולהחליט האם לשלם או לדחות. אתם מסמנים על המסמך האלקטרוני איזה תשלומים אתם מאשרים לבצע, באלו תאריכים ומאיזה חשבון בנק. כל השאר מבוצע על ידי ספק השירות ואתם מקבלים ממנו אישור תשלום מרוכז. ואם תרצו, בפעם בשנה תקבלו גם ריכוז תשלומים לפי ספק. מה שחסר בסכמה הזאת היא תוכנה לניהול תקציב משפחתי, שתעזור לכם לקבל החלטות הן לגבי התשלומים והן לגבי הוצאות חדשות. השירות הזה אמור להיות, כמובן, בחינם ולשמש כפיתיון להזדקק לשירות המקוון גם בחלקיו הרווחיים למפעיל, כלומר ביצוע התשלומים. הקוץ שבאליה: מתן שירות כזה דורש אישור של הרגולטור (כנראה המפקח על הבנקים) וקבלת ספק השירות למועדון האקסקלוסיבי של גופים פיננסיים המאמינים זה לזה. האמת, קשה לי לראות איך הבנקים וחברות האשראי יסכימו לשתף פעולה ללא גזירת קופון כזה או אחר.

פלטפורמה ממשלתית לניהול ספרים והפקת חשבוניות:

הערכות זהירות מדברות על 20 עד 25 אחוז כנתח "הכלכלה השחורה" בישראל. המלחמה בנגע היא מאמץ סיזיפי כל עוד הבדיקות של רשויות המס הן ספורדיות, מבוססות על עיון ברשומות ומסמכי נייר, ומפגרות בשנים אחרי ביצוע הטרנסאקציות לכאורה. אפילו המע"מ - מס שתוכנן כך שבכל שלב של יצירת ערך העסק המדווח מספק מידע הקשור לחוליה שלפניו ולחוליה שאחריו בשרשרת הערך, כך שהאוצר הממשלתי צריך להתרכז רק ב- Input (למשל חומר גלם שהגיע מחו"ל) וב-Output (בדרך כלל מכירה לצרכן, שאינו תובע החזר מע"מ) כדי לדעת כמה מס אמור היה להיכנס לקופה - סובל מזיופים גסים. חשבוניות מזויפות של אנשים שאי אפשר לאתר אותם הן דוגמה ל"שבירת השרשרת" שמנטרלת את מנגנון הבקרה הפנימי. גם היכולת לדרוש החזרים בלי להוכיח את ההוצאה (חובת ההוכחה קיימת רק כשפקיד המע"מ דורש זאת, והאימות דורש הצלבת דוחות ידנית, אירוע די נדיר בהתחשב בעומס העבודה השוטפת במשרד הזה) היא פתח להשתמטות ממס.

אפשר לסגור את מרבית הפרצה (לא ניפול בפח של "הטוב יותר הוא האויב של הטוב מספיק") על ידי שירות ממשלתי להפקת חשבוניות מקוונות. העיקרון פשוט: מעל סכום סף מסוים, נאמר 1,000 ₪, חלה חובה להפיק חשבונית דיגיטלית באתר SaaS של האוצר. בחשבונית יופיעו מספרי המע"מ של המחייב והמשלם, הסכום והתאריך הקובע. באותו יום יחויב חשבון המוכר ויזוכה חשבון המשלם בסכום המע"מ המופיע בחשבונית, ללא תקופת "בין השמשות" המקובלת היום (אפשר לדחות את היום הקובע לתאריך התשלום בפועל, בהסכמת שני הצדדים). חשבוניות בסכום מתחת לסף ימשיכו לצאת בצורה המקובלת היום והן תרוכזנה בפעם בחודש או בשבוע בחשבונית וירטואלית לקונה ה"אנונימי" - כפי שהוצאות קטנות תרוכזנה בחשבונית של ספק "אנונימי". הפיתוי להשתמש במערכת (מעבר להיותה דרישה בלתי מתפשרת מכל עוסק מורשה) הוא בגישה לתוכנת הנהלת חשבונות חינמית, שירות ממשלתי למשלם המיסים. שימוש בתוכנה הזאת יתקבל על ידי הרשויות כשווה ערך לדו"ח שנתי (מומלץ לאמץ מנגנון דומה למשכורות שכירים) ורק מי שרוצה למצוא Loophole חוקי לצורך הקטנת המס הישיר יזדקק לעזרת רו"ח. קשה לי לחשוב על פרויקט ממשלתי עם ROI אטרקטיבי יותר.

צרו איתנו קשר *5988