נגיף | ניתוח

כך תשרדו את העבודה מהבית, ואפילו תצליחו להגביר את האפקטיביות

להגדיר שעות עבודה אבל לשמור על גמישות, לערוך ישיבות בשיחת וידאו אבל לקצר, לפרגן לעובדים, ולזכור לא להיעלב אם המעסיק מפקפק בהשקעה שלכם • טיפים למעסיקים ולעובדים שאינם מורגלים בעבודה מרחוק

עבודה מהבית / צילום: shutterstock, שאטרסטוק
עבודה מהבית / צילום: shutterstock, שאטרסטוק

הצעדים האחרונים במלחמה במגפת הקורונה, שעליהם הכריז ראש הממשלה בנימין נתניהו במוצאי שבת, שולחים חלק ניכר מהעובדים במשק הישראלי לעבוד מהבית. מי שמסרב לעבוד מהבית ייאלץ לספוג את ההיעדרות הזו על חשבונו, בין אם על חשבון חופשה (אם המעסיק יאשר זאת), ובין אם כחופשה ללא תשלום. כדי להתמודד עם המצב החדש, עובדים המטופלים בילדים קטנים, וגם אלה שלא, יצטרכו להתארגן לסוג עבודה שאינם מורגלים בו. הנה כמה טיפים יעילים לעבודה מהבית כדי לא לפגוע באפקטיביות ואפילו להעצים אותה.

למעסיקים: לדאוג לעובדים, להתגמש ולפרגן

לנסח כללי העסקה

לדברי עו"ד נעמה בכר, "עבודה מהבית יכולה להיות פתרון נהדר עבור מעסיקים ועובדים כאחד. המעסיק ירוויח תפוקות על אף שהעובד לא מגיע לעבודה והעובד ירוויח שכר על אף שנעדר מהעבודה. ככל שהצדדים מסכמים ביניהם על עבודה מהבית - חשוב לסכם על היקף השעות שניתן לעבוד וכן על התמורה בעבור אותה עבודה. כמו כן, יש לתת את הדעת לתשלומים שנועדו בעבור החזר הוצאות כגון נסיעות, ארוחות וכדומה. בנוסף לכך, אם ככלל העובד מקבל תוספת גלובלית בעבור שעות נוספות, המעסיק רשאי לבחון אפשרות לבטל את התוספת לתקופת ההיעדרות שכן סביר כי עבודה מהבית לא תצריך עבודה בשעות נוספות.

לנצל אפליקציות חינמיות
אפליקציות כמו זום, סקייפ, וובקס ואחרות (ראו ידיעה נפרדת) מאפשרות לנהל שיחות וידאו עד 100 משתתפים ולשתף את המסך כשכל עם אחרים המשתתפים בשיחה, כאילו אתם נמצאים זה ליד זה. מלי אלקובי, יועצת לארגונים בחוויית עובד בעולם העבודה העתידי, מציעה למעסיקים למהר ולהתנסות באפליקציות האלה ובמיוחד בפיצ'רים המאוד יעילים שלהן. כך למשל מי שמנהל את השיחה יכול להעביר את האחרים ל"השתק" כדי להתרכז בהצגה ללא הפרעה.

בחברת התוכנה אוטודסק, המעסיקה 140 עובדים בישראל, שכולם עובדים מהבית בימים אלה, משתמשים בסלאק. לדברי תום וינטר, מנהל מרכז הפיתוח של Autodesk בישראל, "כל אחד מהעובדים כותב מה הסטטוס שלו או שעושים שיחת ועידה של בין 10-15 איש שבה כל אחד מעדכן מה קורה. בתור הנהלה אנחנו מעודדים את העובדים לשתף ביניהם פרקטיקות שמסייעות לעבודה מהבית".

מלי אלקובי./ צילום:תמונה פרטית
 מלי אלקובי./ צילום:תמונה פרטית

לייצר לעובד סביבת עבודה נוחה
לוודא עם מי שעובדים מהבית שיש להם ציוד מתאים: אינטרנט מהיר, אוזניות אלחוטיות שיאפשרו תזוזה מהמסך תוך כדי שיחות ארוכות, מקלדת נוחה ומסך גדול לאנשים שעובדים שעות מול המסך. חברת Autodesk העבירה לכל עובדיה 400 דולר לקניית ציוד משרדי. לדברי אלקובי, "הכי חכם זה לאפשר לאנשים לקחת את הציוד הביתה וכך לחסוך הרבה מאוד כסף".

לדאוג להורים עם ילדים קטנים
יש הורים שלא יכולים לעבוד בשקט כשהילדים בבית. חברת אינטל הציע לעובדים לממן מטפלת ל-15 יום עבור ההורים שעובדים מהבית. מנהלת משאבי האנוש של חברת Autodesk פתחה ערוץ לכלל ההורים מעובדי המשרד על מנת לתת המלצות כיצד לעבוד יחד עם נוכחותם של ההורים בבית. רעיונות לתפעול ופעילויות עם הילדים כל דבר שיכול לעזור בנטל. אופציה נוספת היא לאפשר להם לשכור שולחן בחלל עבודה שיתופי. כרגע זה עוד אפשרי - אולי בעוד כמה ימים כבר לא.

להיות גמישים בשעות הזמינות
Core Business Hours הוא מושג שקובע מתי המעסיקים רוצים שהעובדים יהיו זמינים - וזה קריטי כשעובדים מרחוק. אפשר להחליט באופן גורף על כל הארגון או שכל צוות מחליט לפי הצרכים האישיים. השעות הקלאסיות הן בין 10 בבוקר ל-15:00. במצב החריג של היום ובמיוחד בקרב הורים לילדים קטנים שאינם יכולים להיעזר בסבים ובסבתות, צריך להחריג אותם ולהחליט מה השעות האידיאליות עבורם - אולי בשעות הערב - ולאפשר גמישות כדי לא לפספס את התרומה שלהם לעבודה. "ביקשנו ממנהלים להיות הרבה יותר רגישים, במיוחד אחרי ההודעה על ההשבתה של הגנים. צריכים להיות רגישים לצרכים של אנשי הצוות ולעבוד לפי מה שמתאים לעובדים", אומר וינטר מאוטודסק.

תום וינטר / צילום: אוטודסק
 תום וינטר / צילום: אוטודסק

לקצר את זמן הפגישות והשיחות
לדברי אלקובי, בארגונים הפיזיים יש יותר מדי פגישות, ובעבודה מרחוק זו עשויה להיות קטסטרופה. "כמו שקשה לראות הרצאה ארוכה מרחוק, גם היכולת לשבת ולהקשיב מרחוק יורדת. צריך להדק ולדייק את כללי השיחות, לקבוע (עם טיימר) זמן לכל דובר כדי שכל הסשן לא יהפוך למתיש. אפשר גם לשתף קבצים כדי להוריד את זמן הדיבור בשיחות הווידאו או הטלפון".

לחדד את המדדים ולשמור על סדר
השיטה הטובה ביותר כדי להסיר מהדרך את בעיית האמון בעובדים, ולהיות בטוחים שהם באמת עובדים, היא "לחדד" את המדדים התוצאתיים, לעבוד מסודר ולתאם ציפיות. כך למשל יש לחדד את הדד ליין של כל משימה ולקבוע שיחה לישיבת צוות ודיווח על ההתקדמות. ככל שיש יותר סדר, העבודה תהיה יותר רגועה ואפקטיבית.

לשחרר צווארי בקבוק
ברגע שארגון הוא ביורוקרטי והיררכי, והעובדים צריכים אישור על כל דבר - קשה להם מאוד להתקדם. צריך לאפשר לעובדים אוטונומיה בתוך כמה כללים, ולאפשר להתקדם מבלי הצורך להתייעץ על כל שלב.

לפרגן לעובדים על העבודה הקשה
דווקא בזמנים לחוצים ומלאי חרדה, קיומית ותעסוקתית, חשוב לעשות אתנחתא עם הפי האוור וירטואלי שבו אפשר לקחת הזדמנות לפרגן לעובדים על העבודה הקשה. אלקובי מציע את houseparty שמאפשרת לעשות מסיבת און ליין. "אפשר לשמוע מוזיקה, לעשות שיתוף מסך של מי שמנהל את זה, להקרין סרטונים, לרקוד ולעשות ספורט ביחד".

לתקשר גם כשאין מה לחדש
תקשורת שוטפת מצד ההנהלה היא הדבר הכי קריטי בימי הקורונה. בגוגל שני המנכ"לים עושים שיחה שבועית למאות אלפי העובדים באופן וירטואלי כדי לעדכן אותם בחידושים ולאפשר להם לשאול שאלות. שקיפות היא חשובה ביתר במצבים של חרדה וחוסר ודאות, וההנהלה חייבת לתקשר עם העובדים גם כשאין מה לחדש.

לדאוג לתמיכה נפשית
אוטודסק מעמידה תוכנית יייעוץ אישי ופסיכולוגי לכלל עובדי החברה, שזמינה בימים אלו על מנת להתמודד עם לחץ שעובדים יכולים להרגיש בזמן זה.

לעובדים: להקפיד על סדר יום ופעילות גופנית

לשמור על סדר יום קבוע
לקום בשעה קבועה וליצור סדר יום קבוע, שיתחיל בשיחת בוקר עם הצוות, בשעה שנוחה לכולם, והודעה על הפסקת הצהריים מראש.

לייחד זמן לספורט
לצאת מהבית או לזוז מהטלוויזיה אם לא מתאפשר. ביצוע ספורט קבוע שומר על רמת אנרגיה ונותן מוטיבציה ומשמעת עצמית. מחקרים הוכיחו כי ספורט משפר את המשמעת העצמית, תורם לאכילה בריאה יותר ולהימנעות מדחיינות.

למנוע דחיינות
כדי למנוע דחיית משימות יש להכין רשימת משימות שבועית ולהתחייב בפני העמיתים שלך שאתה עומד לבצע אותן.

לצאת לשמש
אור יום ושמש מספקים ויטמין די ומעלים את רמות הסרוטונין. חשוב לשהות בחוץ 20 דקות ביום בלי משקפי שמש ועם שרוולים מופשלים. זה ייאפשר גם להפחית את החרדה ולבצע עבודה אפקטיבית יותר.

להיעזר בטכנולוגיה
באפליקציית זום למשל יש לכם אפשרות לשנות את הרקע של המסך, כך שגם אם אתם עובדים מחדר השינה מאחוריכם יראו את המגדלים של מנהטן לדוגמה. אפשרות נוספת באפליקציה היא לעשות טאץ'-אפ לפנים לפני שיחת וידאו אם אתם נראים עייפים.

לא להפר את האמון
באופן טבעי כשלא רואים אתכם, עלולים לעלות ספקות בנוגע למידת ההשקעה בעבודה. לא צריך להיעלב. חשוב שכעובדים תתקשרו את ההתקדמות שלכם בעבודה ותעדכנו את הממונים בשעות קבועות כדי להוכיח את היעילות שלכם.

גם תאונה בבית היא תאונת עבודה
לדברי עו"ד ענת קאופמן, מומחית לנזיקין וביטוח, "תאונה שקרתה לכם בבית, על רקע העבודה שעבדתם מהבית, היא כעיקרון תאונת עבודה לכל דבר מבחינת הביטוח הלאומי. לצורך זה, ייתכן אפילו שהלכתם להביא את הילד מהגן וחזרתם למחשב. בדרך החלקתם במדרגות. זו תאונת עבודה. בסיטואציה הזו, חשוב לא לוותר. גם אם הפגיעה נראית לכם כרגע שולית שכן אין לדעת מה יהיו המשמעויות על הבריאות שלכם בעתיד. חשוב ללכת לגוף רפואי מוסמך - רופא, מיון, טר"ם. להיבדק, לציין מפורשות את תיאור המקרה ולהדגיש שמדובר בתאונה שקרתה בקונוטציה של עבודה. אגב, יש טופס ייעודי לתאונות עבודה בכל קופות החולים. זה הזמן לבקש וגם לתעד ימי מחלה עם כל האישורים הייעודיים.

"במסגרת תביעה מול ביטוח לאומי אנחנו ממחישים את העובדה שמדובר בזמן עבודה. אז ראשית, המעסיק שלכם יכול להעיד שעבדתם. אבל מעבר לכך, מי שעבר לעבוד מהבית, לא יתקשה להוכיח שמדובר בשעות העבודה, שהרי אפשר להצביע על חילופי מיילים, שיחות טלפון בענייני עבודה, מסמכים שעבדתם עליהם במחשב, ישיבות בזום או סקייפ ועוד".

רוצה להשאר מעודכן/ת בנושא הסיפורים הגדולים של השבוע?
✓ הרישום בוצע בהצלחה!
צרו איתנו קשר *5988