מרגישים שאתם לא מפסיקים לעבוד ובכל זאת לא מספיקים כלום? יש מה לעשות עם זה

איך ייתכן שאנחנו לא מפסיקים לעבוד אבל מרגישים שלא הספקנו כלום? הקורונה שיבשה את השגרה, שברה מחיצות בין בית לקריירה וכפתה על כולנו מולטיטסקינג מתיש ולא יעיל • אבל יש מה לעשות: כל העצות, הטיפים והפתרונות שיאפשרו לכם להשתלט מחדש על הזמן שלכם

בעקבות הזמן האבוד / איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
בעקבות הזמן האבוד / איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

בינואר האחרון, רגע או שניים לפני התפרצות המגפה בישראל, עשה יבגני דיברוב אקזיט כשמכר את חברת הסייבר שלו, ארמיס, לקרן אינסייט ולגוגל ב-1.1 מיליארד דולר. כמי שהקים את החברה, ניהל אותה בחמש השנים האחרונות ועדיין משמש כמנכ"ל שלה, את החודשים שלפני ואחרי המכירה בילה דיברוב בפגישות אינסופיות עם המשקיעים החדשים - על הקו שבין ישראל לקליפורניה - במקביל ללו"ז העמוס שלו גם ככה. ואז הגיעה הקורונה.

"הכול השתנה לי בבום", מספר דיברוב. "לפני הקורונה הייתה לי שנה עם חצי מיליון מייל במטוסים ו-148 לילות במלונות. עכשיו אני רוב הזמן בבית. הפעילות שלנו בעיקר בקליפורניה, אבל נשארתי כאן כדי להיות קרוב למשפחה. השהייה בישראל מאפשרת לי לכסות יותר אזורי זמן".

את הזמן שלו מחלק דיברוב בין המשקיעים, הלקוחות והעובדים - כולם מפוזרים במקומות שונים בעולם. "אני מתחיל את היום ב-11:00, השעות הראשונות מוקדשות בעיקר לעבודה מול הצוותים והלקוחות שלנו באירופה ואסיה או מול החבר'ה של המוצר בישראל. בסביבות 15:00 אצלנו זה כבר בוקר בחוף המזרחי; בחוף המערבי מתעוררים לקראת 18:00 ומשם אני כבר מושך עד 3:00 לפנות בוקר, סוף יום העבודה באזור הזמן הפסיפי. אני נמצא בזום כמעט כל הזמן, גם בשעות המאוחרות. ניסית פעם לקיים פגישת זום ב-2:00 לפנות בוקר אחרי יום עבודה עמוס? זו משימה די קשוחה".

"בקורונה נפתחו לרבים מאיתנו 24 שעות של ואקום", אומרת פרופ' שרון טוקר, חוקרת לחץ ושחיקה בעבודה בפקולטה לניהול על שם קולר באוניברסיטת תל אביב. "לפני המגפה היה ברור לכולם שאם הבת שלי לא תצא עד 17 דקות לפני השעה 8:00 לבית הספר היא לא תגיע בזמן. כלומר, בית הספר ניהל את הבקרים שלי. הקורסים שהעברתי באוניברסיטה והפגישות שהיו לי במשרד ניהלו את סדר היום שלי. הארוחות המשפחתיות ניהלו לי את יום שישי בערב".

אבל פתאום, אומרת פרופ' טוקר, הזמן הפך להיות נזיל, "וזה אילץ אותנו להתחיל לנהל אותו. פתאום שאלנו את עצמנו מה אנחנו אמורים לעשות קודם -  כעת כשכל האפשרויות פתוחות?

"בקורונה נפגעו כל חמשת היסודות לניהול אפקטיבי - תכנון, ארגון, פיקוד, תיאום ובקרה. פתאום אנחנו צריכים גם לתכנן וגם לארגן במסגרת של 24 שעות, וכשאין מישהו חיצוני שיגדיר זאת עבורנו, זה מעורר הרבה מאוד שאלות וגם הרבה חרדה. השורה התחתונה היא שהקושי לנהל יומן ולדבוק בו היה כאן גם לפני, והקורונה הפכה את המשימה הזאת לכמעט בלתי אפשרית".

נדמה שעד שהכאוס הזה יחלוף לא נוכל לגבש עקרונות מנחים מדויקים לניהול זמן בימי קורונה. אבל יש מי שמצאו שיטות וכלים כדי לייעל את סדר היום שלהם באופן אופטימלי, שיכולים להיות רלוונטיים לכל אחד ואחת מאיתנו, בטח בתקופה הקרובה. הנה כמה מהם.

שיטה 1: לפי מצב המוח, המיקום והזמן

האמצעי: מיון לפי פרמטרים

אחת הדרכים לייעל את סדר היום וההספק שלנו היא לתייג משימות לפי פרמטרים, כך שכל מטלה מטופלת בזמן ובמקום האופטימליים. "יש רגעים ביום שבהם המוח שלי הוא בטטה חסרת תועלת, ויש שעות שבהן אני כמעט האדם החכם ביקום", מספר יאיר יונה, שיצר מערך ניהול זמן מבוסס אפליקציות. "אז יצרתי תיוג שנקרא 'קריאייטיב' ותיוג שנקרא 'בריינלס'. אז במחצית הראשונה של היום, כשאני עוד חד, אני פותח את כל המטלות שמתויגות כ'קריאייטיב', ובהמשך היום - רק מטלות 'בריינלס'. זה תיוג לפי מצב אנרגטי".

וישנם תיוגים נוספים. "יש לי תיוג שנקרא 'דרייב', ובכל פעם שאני נכנס לאוטו אני בוחר איזו משימה לעשות מתוכו, או תיוג שאני קורא לו 'נבלה', שלשם נכנסים כל הדברים שאני שונא לעשות ויש לי נטייה לדחות אותם לנצח. אז פעמיים בשבוע אני קובע עם עצמי פגישה, עובר על כל המשימות שהן 'נבלה' ואומר: עכשיו מתחילה שעה שאני מקדיש להרג נבלות". בשיטה של יונה הוא גם ממליץ לתייג משימות לפי הזמן שנדרש להן, ואז, כשמתפנה לו חלון זמן, הוא מיד יודע איך לנצל אותן.

בשורה התחתונה, הוא אומר, "יש לי הכול בשליפה. כל משימה מתויגת ואני מבצע אותה בהתאם למצב המוח, המיקום והזמן שלי".

יאיר יונה / צילום: זואי רכטר
 יאיר יונה / צילום: זואי רכטר

צירופי הפרמטרים והסוגים שלהם הם כמובן אינסופיים, ואין חובה להיצמד דווקא לאלה שמגדיר יונה. חברת הכנסת לשעבר רחל עזריה למשל דוגלת בשיטה של 25 משימות יומיות, שאותן היא מפרקת לגדולות וקטנות. "שיטת 25 המשימות מתאימה מאוד למצבים שבהם צריך לנהל את המציאות במקום שהיא תנהל אותנו. כמו שקורה עכשיו, בקורונה", היא אומרת.

"אני כותבת את כולן על דף, מחלקת לגדולות וקטנות, ומשתדלת לפרק משימות גדולות למשימות קטנות יותר, לא אפקטיבי מבחינתי לרשום משימה של שלושה ימי עבודה. מה שאני עושה אני מוחקת בקו. משימות שאני לא מספיקה עוברות למחר, זה לא סוף העולם. לפעמים אני מקצה לעצמי יותר מטלות כמובן ולפעמים פחות, אבל השאיפה היא ל-25. יש ימים אפקטיביים מאוד שבהם אני לא מבינה למה לא רשמתי לעצמי 50 משימות ויש ימים שבהם דברים לא זזים. למדתי לא ללחוץ על עצמי, לא להתעצבן, לפעמים דברים מבחוץ נכנסים, אין מה לעשות. אגב, כשנכנס משהו מבחוץ הוא נכנס לרשימה, אני לא נותנת לזה לנהל אותי. אני מארגנת את המשימות מחדש בכל בוקר".

איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
 איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

שיטה 2: בהתאם לשעון הביולוגי

האמצעי: משימות מורכבות בעשר, זום בשתיים

אחת התובנות שעליהן מסכימים מומחים בתחום היא שהכול בעצם עניין של שעון ביולוגי ושעות ערנות. "אנחנו יודעים בדרך כלל אם אנחנו יותר טיפוסי לילה או יותר טיפוסי יום, ינשופים או עפרונים. השאלה היא איך אנחנו משתמשים בזה", אומרת טלי סגל, מדריכה לניהול זמן ויועצת לארגונים בנושא עבודה מהבית. "בכל יום יש שעות שבהן אנחנו בדריכות גבוהה, שבהן המוח שלנו נמצא במקום שהכי מתאים לביצוע משימות עומק כמו קריאה או כתיבה".

טלי סגל / צילום: בני לפיד
 טלי סגל / צילום: בני לפיד

מתי זה קורה לרובנו?
"בממוצע בסביבות השעה 10:00. אם אני מבינה את הפוטנציאל שיש לשעתיים האלה בבוקר, אני יודעת לא לבזבז אותן על שיחות טלפון. השעות החדות מאפשרות לנו לסיים הרבה יותר מהר את העבודה. בין 14:00 ל-16:00 רובנו חווים את שעות השפל, וזה זמן טוב למשימות שלא דורשות מאיתנו ריכוז מקסימלי. כלומר, ישיבות, פגישות זום, נסיעות, מענה על מיילים, שיחות מהבית עם מקום העבודה. מי שמבין את זה יכול לתכנן נכון את היום שלו. בין 16:00 ל-17:00 יש התאוששות וחזרה לריכוז. לאנשי הלילה יש פיק נוסף של ריכוז".

מה לגבי ישיבות בבוקר?
"למנהלים אני ממליצה להימנע מישיבות זום ארוכות עד 11:00 ולא להפריע לעובדים, תנו להם לעבוד. זה טיפ חזק, אנחנו ממש רואים קפיצה בפרודוקטיביות במקומות עבודה שמיישמים את זה".

איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
 איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

שיטה 3: בלי הסחות הדעת

האמצעי: לנטרל התראות ולייצר בועות ריכוז

הסחות דעת, יודע כל מי שניסה אי פעם לעמוד בלו"ז, עלולות להחריב כל כוונה טובה, על אחת כמה וכמה בעולם שבו נדיר להעביר דקה בלי התראות. "הדבר הראשון שאני אומר למשתתפי הסדנאות שלי הוא 'כבו עכשיו את כל הנוטיפיקיישנס שלכם", מספר יונה. "אני משאיר רק את אפליקציית ניהול המשימות ואת היומן. אני חי ככה כבר שנתיים וזה עובד לי נהדר. כולם מפחדים ממה הלקוח יעשה אם לא נהיה זמינים לו, אבל איפה זה נגמר? האם מצופה שנהיה זמינים לפי דרישה כל הזמן?

"האנשים שאני מייעץ להם מגיעים אליי מפורקים מוואטסאפים, מסנג'ר, התראות סטורי מטופשות ועוד ועוד. אחרי יומיים בלי התראות כולם אומרים לי: זה הצעד הכי חכם שעשיתי בחיים. הרעיון הוא כן לבדוק מה קורה, לפעמים גם כמה פעמים בשעה, אבל להחליט מתי לבדוק. זה מאוד חשוב. אם אבוא אליך ברחוב ואבקש 200 שקל בלי להגיד למה, אתה בחיים לא תיתן לי, אבל את הזמן שלך אתה כן תיתן לי כאילו מדובר במשאב שיש לך טונות ממנו".

"אני ממליצה לנסות למשוך כמה שיותר מיילים והודעות וואטסאפ ואז לענות במרוכז", אומרת סגל. "למשוך פירושו ממש לסגור. מי שעובד עם מייל מול העיניים, אפילו עם התראות מייל נכנס, יש לו ממש דליפת מוח".

איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
 איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

יש מי שיגידו שאת ההספקים הגבוהים יותר אפשר לזקוף למי שיכולים לעבוד במולטיטסקינג. מומחי ניהול הזמן, מתברר, דווקא לא חושבים ככה. "אני שואף למונוטסקינג", אומר יונה, "המולטיסקינג לא באמת מועיל. אם נסתכל על תחושת העייפות שזה מייצר - כל פעם להרגיל את המוח להתכוון למשהו אחר, בשברים של שניות - נבין שאין סיכוי בעולם שזה לא גובה מחיר".

גם סגל רואה בהסחות הדעת בעיה מרכזית. "בכל הסחת דעת במשימת עומק, גם אם קצרה, נדרשות למוח שלנו בין 15 ל-23 דקות לחזור לריכוז מלא. קפיצה מדבר לדבר גם מייצרת סטרס. אנחנו אולי מרגישים תותחים שעושים מולטיטסקינג, אבל זה ממש לא מועיל לנו. דווקא אנשים שמייצרים לעצמם בועות ריכוז מצליחים לעבור את התקופה הנוכחית בצורה הרבה יותר רגועה וגם לייצר תוצאות איכותיות יותר".

איך מייצרים בועות ריכוז?
"לאחת השיטות שאני אוהבת מאוד אפילו המצאתי שם: זומביסיטר, שזה חיבור בין זום לבייביסיטר. אני קובעת עם חברה, אנחנו עולות זו מול זו בזום, אומרות 'אהלן אהלן ומה יש לך לעשות היום' - וצוללות כל אחת לעבודתה. אנחנו בעצם ממסגרות פגישה מלאכותית. אני רק רואה אותה ברקע, אבל זה מכריח אותי לעבוד. זה כמו דייט של עבודה שבו כל אחד עוסק בענייניו.

"שיטה מומלצת נוספת היא טכניקת פומודורו, שנקראת על שם הטיימר בצורת עגבנייה שהיה פופולרי לפני הרבה שנים. קובעים לדוגמה ארבעה סשנים של 25 דקות, עם 5 דקות הפסקה ביניהם, ועובדים בהם בלי לראות בעיניים ובלי שום הפרעה, כמו בספרינט ריצה. זה משפר מאוד את הפרודוקטיביות".

ויש גם הסחות דעת שאינן קשורות לטכנולוגיה. "במקומות עבודה אנשים מאוד אוהבים להפריע זה לזה", אומרת סגל. "מניסיוני כל אחד צריך למצוא לעצמו דרך מכבדת שאומרת 'לא עכשיו'. אם אני באמצע משימת עומק ומישהו פונה אליי, יש לי משפט קבוע: אני ממש רוצה לשמוע מה שיש לך לומר, אבל אני שקועה כאן במשהו ואני רוצה לתת לך את הזמן והמקום. בוא נקבע ב-16:00. מרגע שמצאת משפט שנוח לך איתו זה כבר נשלף בקלות".

שיטה 4: העברת האחריות לעובדים

האמצעי: להציב מטרות ולא לו"ז

ייתכן שהשינוי החד ביותר שהביאה הקורונה בתחום העבודה התרחש דווקא במגרש של המנהלים, שנדרשים כיום לנהל מרחוק - אתגר בימים שבהם שעות הפעילות של המשרד לא ממש מוגדרות ולעובדים יש עוד הרבה מחויבויות אחרות.

"צריך לזכור שלמנהלים עדיין אין ארגז כלים מושלם להתמודדות עם המצב החדש, מה גם שמצפים מהם לשמש גם כפסיכולוגים", אומרת פרופ' טוקר. "שיחות עם עובדים שמתחילות בנושא מקצועי עוברות לנושאים אישיים כי העובד הרי נמצא בבית. המנהלים במקרים רבים נדרשים לתת תמיכה נפשית, הם צריכים לשמש דמות ייצוגית, לדברר את הארגון ולשדר תחושת ביטחון ולכידות - וזה יוצר לפעמים בלבול גדול.
"מנהלים מדווחים כיום על רמות לחץ גבוהות יותר משל העובדים שלהם. לקחו להם את העובדים ואת צורת הניהול שהם היו רגילים אליה".

שרון טוקר / צילום: יח"צ אוניברסיטת ת"א
 שרון טוקר / צילום: יח"צ אוניברסיטת ת"א

הפתרון, לדברי פרופ' טוקר, הוא להקנות לעובדים כלים לעבודה עצמית. "מנהלים צריכים להפסיק לצפות לזמינות 24/7. הם צריכים לקבוע יותר מטרות-על ולהעביר הלאה את האחריות לביצוע. לא לנסות להשתלט לעובד על לוח הזמנים, כי זה לא הולך בעבודה מהבית. הם צריכים לדאוג לפלטפורמות שיתוף כמו שיחות צוות, כך שידע שנצבר בארגון לא ילך לאיבוד".

סגל מדגישה כי במצב הנוכחי מנהלים צריכים להיות ערים יותר לצרכים השונים של העובדים ולהתאים את דרך הפעולה שלהם. "יש עובדים שמספיקה להם פגישה אחת ביום בזום או אפילו כמה בשבוע, ויש עובדים שממש צריכים ניהול צמוד מרחוק, ברמה של כמה שיחות טלפון ביום עם המנהל. בכל מקרה, כשארגון רוצה לעבור לעבוד באופן קבוע מהבית צריך לקבוע כמה כללים ברורים, שישפרו מאוד את ניהול הזמן של כולם: מטרות ומדדים - איך מודדים את התפוקה; דיוק מינונים - כמה מהבית, כמה מהמשרד; שעות עבודה ונוהלי זמינות של העובדים; חלוקת המשימות לבית ולמשרד בהתאם לאופיין".

שיטה 5: איגוד המשימות באופן מסודר

האמצעי: לנהל יומן

אחת השיטות לנהל זמן היא פשוט באמצעות יומן. זו אולי נשמעת כמו דרך מובנת מאליה, אבל לרישום ביומן יש ערך גדול יותר מהעובדה שהוא מכיל את כל משימותינו ומזכיר לנו לעשות אותן. רישום יומן הוא פעולה מחייבת. "ניהול יומן למשימות הוא אולי לא פופולרי, ואנשים נרתעים ממנו, אבל החשיבות שלו אדירה", אומרת סגל. "אנחנו מדברים כאן על כוונה מוכוונת יישום. כשכותבים משימה ביומן הסבירות שהיא תתבצע מזנקת מיד פי שלושה.

איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
 איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

"הפלטפורמה כמובן ממש לא משנה, זה יכול להיות עם טוש מחיק על חלון, ביומן-מחברת או בטלפון. למי שמתמודד עם דחיינות כדאי ממש לפנות את כל השולחן ולהניח עליו רק את היומן או לסגור את כל הקבצים מלבד קובץ המשימות במחשב. זו שיטה יעילה לתזכורת באמצעות חפץ".

רחל עזריה מנהלת את הזמן שלה בעזרת יומן דפים, שבו היא כותבת את אותן 25 משימות יומיות. מלבדו היא מכינה מסמך אסטרגיה חודשית, ש"בעזרתו אני מבטיחה שכל הפרויקטים שלי מתקדמים. את הרשימות היומיות אני אוהבת לכתוב על נייר, ואילו את האסטרטגיה החודשית אני מנהלת בתיקייה במחשב. השיטה הזאת מאפשרת לי לנהל הרבה דברים במקביל ולא נותנת למציאות לנהל אותי".

רחל עזריה / צילום: פרטי
 רחל עזריה / צילום: פרטי

גם רותי רודנר, אשת תוכן, תסריטאית ומקימת מיזם ניהול הזמן והייעוץ "25 שעות ביממה", מנהלת יומן. "היומן שלי תמיד פתוח על שבוע ולא על יום ויש לי אפליקציית תזכורות בסיסית בטלפון. מלבד זאת, אני שומרת לצדי תמיד מחברת, שבה אני עושה סדר במשימות שמציפות לי את הראש. אלה הכלים שאני עובדת איתם, מאוד לואו-טק".

שיטה 6: תעדוף לפי חשיבות

האמצעי: מה שסובל דיחוי - להעיף

אחת הדרכים לניהול משימות היא פשוט לסדר אותן לפי חשיבות. רותי רודנר שכללה את השיטה: על המשימות שהיא לא מגיעה אליהן היא פשוט מוותרת - בהנחה שהן לא מספיק חשובות. "כל תפיסת ניהול הזמן שלי יושבת על שני מושגים: עריכה והפקה", היא מסבירה. "בעריכה אני מדברת על הפן הבוחר, המתעדף, שמחליט מה יותר חשוב ממה. בהפקה אני גורמת לאותן בחירות לצאת לפועל. מאחר שהדרך שלי לקבוע דברים היא בקביעת מידת החשיבות שלהם, אני לא סובלת כמעט מדחיינות. אם שמתי על משימה נקודה אדומה, היא תקרה, ואת המטלות בתחתית הרשימה אני לא דוחה, אלא מבטלת בחלוף כמה ימים לגמרי. אני כל הזמן מעיפה מלמטה דברים שכנראה לא היו מספיק חשובים.

רותי רודנר / צילום:גבריאל בהרליה
 רותי רודנר / צילום:גבריאל בהרליה

"בימים עמוסים אני כותבת ביומן גם משימות כמו 'לחשוב על'. מרוב שהוא מותקף בפגישות וקריאות התייצבות באירועים בעבודה אני ממש מגדירה את זה ביומן - מה הרעיון הבא, ההחלטה הבאה. גם בתקופות שבהן אני עוסקת רק בכתיבה אני מנהלת את הלו"ז שלי ברמת היומיום, כך שאני יודעת כמעט תמיד שבוע מראש מה אני רוצה, צריכה או אמורה לעשות בכל שעות היום".

"מי שמוצא ערך בניהול הזמן שלו מתמיד בזה", מוסיף יונה. "פתאום אנשים מגלים שנוצר להם חופש בתוך הראש, שהם כבר לא מבלים חלק גדול מהיום בניסיון לזכור משימות, בחרדה שאולי ישכחו אותן".

איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
 איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

אפליקציות מומלצות לניהול זמן

Notion
אפליקציה לניהול מידע, מעין מוח נוסף, המשמשת לאחסון ומציאה של כל המידע שצריך כמו מסעדה מומלצת בברצלונה, איש המקצוע שתיקן לי את המזגן או אישור התשלום על דוח החניה. נגישה בגרסה חינמית מוגבלת; גרסת הפרו מוצעת ב־4 דולר לחודש וגרסה המיועדת לצוותי עבודה ב־8 דולר לחודש.

todoist
אפליקציה לניהול משימות, שבה אנו מזינים את כל המטלות שלנו לפי חלוקה לפרמטרים. זמינה מכל פלטפורמה דיגיטלית, בכל מקום ובכל שעה. נגישה בגרסה חינמית מוגבלת; גרסת הפרימיום מוצעת ב־3 דולר לחודש וגרסה המיועדת לצוותי עבודה ב־5 דולר לחודש.

RescueTime
אפליקציה למניעת הסחות דעת, שרצה ברקע בזמן העבודה שלנו על המחשב או הסמארטפון ומספקת לנו תמונה ברורה על ההרגלים וזמן השימוש שלנו באתרים ואפליקציות. התוכנה יכולה להשמיע התראות כשהזמן שלנו מתחיל לזלוג לאתרים שאינם משמשים אותנו לעבודה, ואף לחסום את אותם כדי שנוכל להתרכז במשימותינו. גרסת הפרימיום עולה 9 דולר בחודש או 72 דולר לשנה.

"מנסים למצוא נקודות שליטה"

אז למה ניהול הזמן כל כך מאתגר גם בימים כתיקונם? "הזמן הוא משאב מוגבל, וגם אם נתאמץ לא נצליח לייצר יותר מ-24 שעות ביממה", אומרת פרופ' טוקר. "אנחנו מורגלים לחשוב על משאבים כחסרי גבולות באופן פוטנציאלי: כביכול, אם נתנהל נכון, נוכל לרכוש עוד חפצים, תארים, חברים. אבל הזמן הוא חריג בהקשר הזה, וההבנה שאין לנו יכולת לשלוט בו מאתגרת עבורנו.

"אז בתוך הגבולות האלה אנו מנסים למצוא נקודות שליטה. אם לא נוכל לנהל את הזמן, ננסה לפחות לנהל את המשימות שלנו בתוכו, את ההתנהלות שלנו. אבל גם כאן האתגר גדול. אני יכולה לתכנן מה אעשה בכל דקה, בכל יום, בכל חודש ובכל שנה. ברמת העיקרון אני יכולה להחליט שלא אעשה דבר מלבד עבודה או מטלות לאוניברסיטה, אבל ברור לגמרי שלחיים יש קצב משלהם. כל התכנונים המדוקדקים שלי נתקלים בקיר המציאות. אחד המנהלים שעמם שוחחתי סיפר ש-80% מהתוכניות שלו משתנות בגלל אילוצים סביבתיים.

"כדי לשמר תכנון זמן נדרשים לא מעט פרמטרים: שליטה עצמית גבוהה, הבנה של חשיבות ומהות המשימה במסגרת הזמן שהקצינו לה, אומדן ריאלי של המורכבות שלה, יכולת לדחות סיפוקים וגירויים, יכולת להתעלם מהפרעות ועוד. זה נשמע נחמד על הנייר, אבל קשה מאוד לביצוע. אילוצים סביבתיים מבקשים ללא הפסק שנפנה להם את משאבי הזמן שלנו".

מהם גנבי הזמן הגדולים?
"השימוש במונח ‘גנבי זמן' מניח שכוח חיצוני לקח לי אותו. אם אני חושבת כך, אני מתייחסת לסביבה כזו ששאבה לי שעות ומסירה מעצמי אחריות. לדעתי, לא ניתן להגדיר בבירור מהם גנבי הזמן, אבל כן ניתן לומר שיש ארגונים, כמו מדיה חברתית, שיש להם אינטרס כלכלי למשוך אותנו להשתמש בשירותיהם ולהקדיש להם חלק מהזמן שלנו. גם משפחה וקולגות יכולים לגנוב לנו זמן.

"בסופו של דבר הרבה מזה נמצא בראש שלנו וטמון באופן שבו אנו תופסים את הסביבה. בסקר שנערך בהרווארד ביקשו מאנשים למנות גורמי לחץ בחייהם, ‘גנבי זמן' שכאלה. אנשים התייחסו לתור לרופא, מטלות בית וטסט לרכב כאל אילוצים שכביכול ניחתו עליהם. אבל בפועל אלה החיים. אם לא נקבל את המטלות האלה כחלק אינהרנטי נרגיש תמיד כאילו מישהו אחר מנהל אותנו".

ובכל זאת, יש אנשים שזה קל להם יותר.
"אני לא בטוחה שיש אנשים שקל להם יותר. אולי זה מיתוס. כרגע, בקורונה, לכולם קשה. השאלה היא כמה אנו מתייסרים על הפרת מסגרת הזמן הזאת, עד כמה העובדה שהתכנונים שלנו ירדו לטמיון מייסרת אותנו. עבור אנשים בעלי צורך גדול בשליטה הפרה של מסגרת הזמן היא מקור למצוקה, וקשורה מאוד לחוויית לחץ. אם נתייחס לניהול זמן כמנגנון התמודדות עם אתגרי החיים, הרי שהפרה שלו מבליטה את חוסר היכולת שלנו להתנהל אל מול האתגרים האלה".

"המפתח טמון ביכולת להסתגל"

ד"ר שושי חן, מרצה בפקולטה לניהול על שם קולר באוניברסיטת תל אביב, דווקא סבורה שיש אנשים "חסינים" יותר, שיש להם יתרון בניהול זמן בימי משבר. לדבריה, המפתח טמון ביכולת שלהם להתאים את עצמם למצב חדש ולא להישען על הרגלים ישנים.

מה מייצר את אותו החוסן? ד"ר חן מדברת על תיאוריית שימור המשאבים שפיתח פרופ' סטיבן הובפול. "לכל אחד מאיתנו יש ארבעה סוגים של משאבים: חפצים; משאבים אישיים כמו חוסן, תחושת מסוגלות, תחושת שליטה; משאבים שהוא מכנה ‘אנרגיות', כמו זמן וכסף; והסטטוס שלנו, כלומר זוגיות, משפחה, עבודה. לפי הובפול, מי שיש לו יותר משאבים יתמודד טוב יותר עם משברים. הורים שהילדים שלהם בבית יבזבזו זמן ומחשבה בעבודה בשאלה מה קורה איתם כרגע, אבל מי שיש להם משאבים שמאפשרים להם לשכור בייביסיטר יתעסקו בזה פחות ולכן גם יהיו חסינים יותר".

שושי חן / צילום: ישראל הררי
 שושי חן / צילום: ישראל הררי

ד"ר חן ממפה שלושה אתגרים עיקריים בניהול זמן - אקוטי, כרוני ומטרדים: "משימה אקוטית היא כזו שאנחנו יודעים שיש לה התחלה, אמצע וסוף. הלחץ הכרוני מאפיין ארגונים שיש להם דרישות גבוהות - ואלה צריכים להעסיק עובדים שטובים בהתמודדות כזו או לטפל במחירים שלחץ כזה גובה. מטרדים הם מטלות קטנות ולא צפויות, למשל אם חסמו לי את האוטו או שהמחשב בעבודה לא עולה. כל אחד מהם בפני עצמו אולי לא בעייתי מבחינת ניהול הלו"ז, אבל יחד הם גזלני זמן.

"הקורונה החלה כאירוע אקוטי, הפכה למשהו שמצריך טיפול כרוני ובהמשך נוספו לה הרבה מטרדים חדשים, בעיקר על קו העבודה-בית. השיבוש בניהול הזמן בקורונה נובע בעיקר מהמטרדים, אבל גם מהמעבר מהאקוטי לכרוני".

צרו איתנו קשר *5988