שיחות אישיות עם העובדים: מלבד הפגישות עצמן, יש עוד שני שלבים שאולי פספסתם

איך פגישה של אחד על אחד תתנהל בצורה המיטבית? במחקרי גיליתי שלמרות שלא קיימת גישה אחת שמתאימה לכולם, יש כמה קווים מנחים שעשויים לשמש מנהלים: שלב אחר שלב.

שלב ראשון: לפני המפגש

תחילה, עוד לפני המפגש עצמו, עליך להתכונן מבחינה לוגיסטית אליה, כך שתתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים של כל עובד. לדוגמה, להגדיר מיקום שיהיה מספיק נוח לעובד. כמו כן, גם התדירות לפגישות היא לא פחות חשובה. במחקר שלי, אני מציע שלוש אפשרויות:

● פגישה עם כל אחד מחברי הצוות פעם בשבוע למשך 30 דקות.

● פגישה כל שבוע למשך 45 עד 60 דקות.

● פגישה עם חלק מחברי הצוות מדי שבוע ואחרים כל שבועיים.

המטרה: לבלות את משך הזמן השווה ככל האפשר עם העובדים, כך שכל חברי הצוות יקבלו ממך את אותה מידה של קשב. כדי לקבוע את הקצב הנכון, יש לקחת בחשבון מספר דברים:

● פגישות שבועיות הן אידיאליות עבור עובדים זוטרים וחדשים. הן מאפשרות לך לתמוך בהם ולבנות איתם מערכת יחסים.

● אם אתה מנהל חדש, פגישות שבועיות הן אידיאליות ליצירת מערכות יחסים ויישור קווים.

● אם הצוות גדול, כדאי לקיים פגישה של אחד על אחד כל שבוע, כדי שיתפרסו לאורך זמן ארוך יותר. במקרה כזה, ייתכן שיהיה עליך לצמצם את הזמן המוקצב לכל פגישה.

● אם הצוות שלך עובד בעיקר מהבית, פגישות שבועיות יכולות לעזור לו להתמודד עם חוסר התקשורת היומיומית שקיימת בעבודה מהמשרד.

שלב שני: המפגש עצמו

תחילה, עליך לקשור את הפגישות לערכי הארגון ולערכים האישיים שלך. כמו כן, הדגש כי שיחות אלו לא נועדו לאותת על חוסר שביעות רצון מאותו עובד; במקום זאת, הן מהוות הזדמנות ייחודית עבורך ועבורו להכיר אחד את השני טוב יותר, ללמוד על אתגרים המשותפים ולדון בעתיד.

אבל מה הן פגישות יעילות ולמה הן נועדו?

● פגישות אחד על אחד הן יעילות ביותר כאשר ניתן לבנות לעקוב אחר הצמיחה של העובד, ולאפשר לו להביע את הקשיים בעבודה. כדי לבחון האם הפגישה אכן מוצלחת, עליך לאפשר גם לעובד להביע את דעתו - האידיאל הוא בין 50% ל־90%.

בנוסף, הקשב לפני שאתה מדבר. הכר בנקודת המבט של העובד גם אם אינכם מסכימים על כל הדברים, ושאל שאלות שיאתגרו אותו.

● בהמשך להמלצה הקודמת, קריטי לאפשר של העובד להשתתף ביצירת ערכי הארגון. שיתוף פעולה יכול להיות פשוט. למשל, כל צד יכול לבנות רשימה של נושאים לדיון. בפגישה יש לעבור קודם כל על זו של העובד ולאחר מכן על הרשימה של המנהל, כדי לתת לו תחושת ביטחון וקשב.

● חלק מהמנהלים יוצרים את סדר היום מתוך שאלות רחבות כמו: "על מה היית רוצה לדבר היום?"; "איך אתה מרגיש בצוות שלך?"; "האם יש בעיות או חששות שתרצה לדבר עליהם?". שזור בשיחה מעת לעת שאלות על תכנון הקריירה והזדמנויות להתקדם.

● מחקרים מראים שמצב הרוח של המנהל בפגישה משפיע על שני הצדדים. על כן, עליך להגיע אליה בהתאם. חזור על המטרות והתקוות שלכם, ואז עבור לנושאים שאינם קשורים לעבודה על מנת לייצר קרבה, כדי לטפח תחושות של ביטחון מן הצד השני.

● שיחה אחד על אחד מספקת הזדמנות עבורך לערוך משוב כן וספציפי. זה גם מקום טוב עבורך לעסוק בפתרון בעיות, איסוף מידע ויצירת פתרון ששני הצדדים מרגישים טוב לגביו. אם הפתרון של העובד רלוונטי, חשוב שתשתף איתו פעולה - זה יוצר מחויבות רבה יותר לדרך המוצעת של חבר הצוות.

● כאשר הן המנהל והן העובד אומרים את כל אשר על ליבם, יש סיכוי טוב יותר שהציפיות יתורגמו לפעולות. זה גם בונה המשכיות בין הפגישות ומאפשר מעקב נחוץ. לבסוף, תודה לעובד על הזמן שהוא העניק לפגישה.

שלב שלישי: לאחר המפגש

באופן אידיאלי, שני הצדדים צריכים לעזוב את השיחה בהרגשה טובה, מכבדת ולהשכיל ממנה - בדגש על העובד.

כדי לשפר את הפגישות האישיות בעתיד, בקש מכל אחד מחברי הצוות לקבל משוב, או בצע סקר אנונימי בקרב הצוות שלך עם שלוש שאלות מנחות: "מה התבצע טוב בפגישות אחד על אחד?"; "מה לא היה טוב?"; "יש לכם הצעות לשיפור?".

לבסוף, פגישה של 30 דקות בכל שבוע עם עובד אחד מסתכמת ללא יותר מ־25 שעות במהלך שנה שלמה. זה לא מחיר גבוה כדי לחזק את הביצועים של העובדים שלך, לתמוך בהם ולעזור להם לצמוח.

שאלות לדוגמה לשיחות

● העדפות סגנון עבודה: "ספר לי על המנהל הכי טוב שהיה לך אי פעם. מה אותו אדם עשה שלדעתך היה היעיל והמועיל ביותר?".

● רווחה ומעורבות: "מה החלק האהוב עליך בעבודה ומה לא?".

● מכשולים או דאגות: "האם משהו מאט אותך או מקשה עליך עכשיו? איך אוכל לעזור לך?".

● תרבות ודינמיקה: "מה טוב בצוות שלנו לדעתך? מה כדאי לשנות או לשפר?".

● משוב: "איזה משוב יכול להיות מועיל? האם תרצה שאייעץ לך גם בהמשך?".

● פיתוח קריירה וצמיחה: "מה היית רוצה לעשות בעתיד מבחינה מקצועית? למשל, בעוד חמש שנים?".

● קשרים אישיים: "מה אתה אוהב לעשות בזמנך הפנוי? מהם התחביבים שלך? איזה ספרים אתה אוהב לקרוא?".

© Harvard Business School Publishing Corp