לתת לעובדים לשבת יותר בקפיטריה? המשרד המסורתי שינה פניו

פרולוג

בין עבודה ל"עבודה"

לפני שאתם ממשיכים לקרוא, אנחנו ממליצים לקחת כמה דקות כדי לחשוב על השאלה הבאה: מהו המקום - אידילי או אמיתי - שבו תהיו הכי פוריים שאפשר? היכן, לדעתכם, תעשו את העבודה על הצד הטוב ביותר? יש כמובן תשובות מיידיות, אבל מצאנו שחשיבה מעמיקה יותר יכולה להעלות מסקנות מפתיעות.

זה גם מה שגילה היועץ הארגוני, הסופר והעיתונאי, ג'ייסון פריד, מבעלי חברת התוכנה לארגונים בייסקאמפ (לשעבר 37signals). בהרצאה שנתן ב-TED ב-2010, הוא סיפר על מחקר שערך במשך עשור, שבמסגרתו שאל עובדים מרחבי ארצות הברית "לאן אתם הולכים כשאתם צריכים להתרכז, לחשוב ולהשלים משימה". הנשאלים, סיפר פריד, חולקו לשלוש קבוצות: כאלה שנתנו כתשובה מיקומים (במרפסת, במטבח, בחדר נוסף בבית, במרתף, בבית קפה, בספרייה), כאלה שנתנו כתשובה אמצעי תחבורה נעים (ברכבת, במטוס, במכונית) וכאלה שנתנו כתשובה זמנים (מוקדם בבוקר, מאוחר מאוד בלילה, בסופי שבוע). אבל פריד בחר להתמקד דווקא במה שהנשאלים לא השיבו: כמעט אף פעם, הוא אמר, לא קיבלתי את התשובה "במשרד". כותרת ההרצאה, אגב, הייתה "למה עבודה לא מתרחשת בעבודה".

שש שנים עברו מאז, והתזה של פריד עדיין נבחנת, אלא שסביבת העבודה במקומות רבים השתנתה לחלוטין: יותר ויותר ארגונים, למשל, מעסיקים פרילאנסרים שעובדים מחוץ למשרד; ארגונים אחרים עברו להשכרה של חללי עבודה זמניים כמו wework (בהתאם לכלכלת ה-on demand); וחלק מהארגונים לוקחים השראה ממשרדי גוגל, פייסבוק ואחרים, ומציעים סביבת עבודה מלאת השראה ופינוקים - סוג של "להביא את הבית למשרד". יחד עם זאת, מרבית המשרדים כיום עדיין עובדים במתכונת המסורתית של אופן-ספייס או חדרים, כזו שלא השתנתה יותר מדי מאז שנות ה-50.

האם המשרדים המסורתיים הם בכל זאת אלה שהעבודה מתבצעת בהם באופן היעיל ביותר? או שמדובר בדינוזאורים שעוד לא הפנימו את המהפכה התעסוקתית העצומה שהתרחשה כאן עם ההתקדמות הטכנולוגית (מ-wi-fi ועד העלמותם של המחשבים הנייחים)? והכי חשוב: מהי עמדתם של מנהלות ומנהלים צעירים, ואיך זה מייצג את עתידו של המשרד? התשובות בהמשך.

היסטוריה

הקשר בין האדם לארגון

הדרך הכי טובה לתאר את התפתחות המשרד עוברת במבנה שקיים בהווה - בשדרות פנסילבניה 1600 בוושינגטון די.סי. זו הכתובת של הבית הלבן, וזו תזכורת לכך שהאיש החזק בעולם בעצם עובד מהבית. אמנם יש לו משרד (החדר הסגלגל), אבל הגבולות בין מעונו של המנהיג למקום שבו מתבצעת העבודה מטושטשים, מן הסתם בשל העובדה שהעבודה של מנהיגי מדינות אינה נגמרת לעולם.

מאז ומתמיד המשרדים תפקדו כחללים שמתוכם פועלים מנגנוני השלטון. פקידים - בעיקר של בתי מלוכה - השתמשו בהם בעיקר לצרכים של קטלוג מסמכים ושמירתם. כלומר: מראשיתו, ובעצם עד היום, הפונקציה העיקרית של המשרד, במתכונתו המסורתית, הייתה ארכיון. וזו כשלעצמה נקודה מעניינת למחשבה, נוכח העובדה שספריות שלמות של מסמכים שמורות היום על מכשירי אחסון דיגיטליים קטנים יותר מאצבע אנושית.

עם המהפכה התעשייתית בסוף המאה ה-18, החל תהליך הדרגתי בן כ-200 שנים, שבו העבודה עברה מסדנאות פרטיות (חוות, נפחיות, סנדלריות וכו') למפעלים גדולים. במקביל, גם "עבודות הדסק" יוצאו אט-אט אל חללים משותפים. במהלך המאה ה-20 הגיעה התופעה לשיאה, ובנייני משרדים גורדי שחקים החלו לעטר את קו הרקיע - תחילה בארצות הברית, ומשם ברחבי העולם. בשנות ה-60 נכנסו היועצים הארגוניים לתמונה כדי ליצור את סביבת העבודה המיטבית עבור שוכני המשרדים.

"עד סוף שנות ה-80, החוזה היה מאוד ברור וקבוע", מסבירה היועצת הארגונית ד"ר איווה חגי ניב, שעוסקת בתחום כבר ארבעה עשורים, ובשנים האחרונות מכהנת כיו"ר איפ"א, האיגוד הישראלי לפיתוח ארגוני. "אנשים נכנסו לארגון בגיל 25 ויצאו ממנו בגיל הפרישה. אבל בסוף שנות ה-90 דיברו על חוזה פסיכולוגי חדש בין אדם לארגון, כי הזמן שבו האדם קשור לארגון נעשה יותר קצר, ואז החבר'ה הטובים יוצאים החוצה. אז נשאלה השאלה איך שומרים את הטובים ואיזה חוזה פסיכולוגי חדש צריך לעשות בין האנשים לארגון כדי שיישארו בו. אם פעם הייתה תשובה אחת - מסדרון, חדרים, פינת קפה - היום זה ברור שארגונים בנויים בצורות כל-כך שונות. לכן, בשנים האחרונות רוב המחקרים מחפשים את הדרך לייצר סדר בתוך אי סדר".

- מה בעצם גורם לאי סדר הזה?

"יש כאן שני כיוונים כללים: מצד אחד, יותר משרדים שמים דגש על עיצוב המשרד כבית, כדי לתת לאנשים הרגשה שהם לא צריכים ללכת הביתה. מהצד השני, יש תחושה של התחסדות כאשר מקום העבודה אומר לך 'אני גם הבית שלך'. זה יוצר ציניות ואפילו ניצול לרעה של העובדים".

- ועדיין, המשרד הוא אמצעי חשוב.

"נכון. יש בו אנרגיה, חשיבה משותפת, סיעור מוחות, יצירתיות. הרי בשביל מה אנחנו מתחברים לאנשים אחרים? כדי לייצר משהו שהוא הרבה יותר משנינו כל אחד לחוד".

- מה לגבי כל הכלים הטכנולוגיים שמאפשרים כיום עבודה מוחלטת מהבית עבור כל משרד בעולם?

"כבר נאמרו הרבה דברים על עבודה גלובלית דרך וידיאו קופרנס ובעיניי זה די קריקטורה. אולי אני קיצונית, אבל ממה שאני ראיתי, זה שיח של חירשים. יש תמיד הפרעות של לוחות זמנים והפרשי שעות. יש הבדל אם אתה עושה דברים בזמן שאתה רגיל אליהם, או בהפרעה בסדר היום. חלק מגיעים עייפים מאוד, קשה נורא לייצר דיון. אולי בעתיד ימציאו טכנולוגיה מדויקת יותר, אבל גם אז אני חושבת שיש משהו בתוך המדיום הזה שמוריד חלק גדול מהאנרגיה האנושית".

עיצוב

הפסקה בפטיו - לא מה שחשבתם

עד לפני כעשור שלטו בתחום שלושה מבני משרד עיקריים: הראשון, אוסף חדרים שכל אחד מהם מאכלס עובד אחד או עובדים ספורים לכל היותר, כאשר בין החדרים מקשרים מסדרונות; השני, חלל פתוח, האופן ספייס - אזור המכיל תאים משרדיים שההפרדה ביניהם היא חלקית, כאשר כל תא משרדי (קיוביקל) מיועד בדרך כלל לעובד בודד; המבנה השלישי הוא סוג של אופן ספייס קיצוני - אזור המכיל שולחנות משרדיים ללא כל הפרדה ביניהם. ואז הגיעה גוגל.

"הנחיתה של גוגל הביאה לשינוי התפיסתי, שלפיו משרד צריך להיות חוויה", מסביר האדריכל מיכי סתר, הבעלים של סתר אדריכלים. "אתה אמור לעבור חוויה כשאתה מטייל במשרד ואנחנו גם מנסים לספר את הסיפור של המשרד בעיצוב. הדור של היום זקוק לווייב כל הזמן, והמשרדים האלה הם בשבילם. הם מזמינים את החברים ואת המשפחה לראות את המשרד, וברגע שיש לך הזדהות עם מקום העבודה, נעים לך יותר לבוא לשם".

- איך מייצרים את הדבר הזה?

"במקומות הכי לא צפויים: קפיטריות, גגות, פטיו - אלה דברים שהם בעיניי בעלי ערך אדיר לחברה. אולי לא שמים לב, אבל כשהמקומות האלה בנויים ומעוצבים היטב, מתבצעות שם המון ישיבות לא פורמליות, ככה סתם, תוך כדי עבודה, בלי לתפוס חדר ישיבות. אני זוכר שפעם הייתי עושה במשרדים קפיטריות קטנות - חלק מהלקוחות אמרו לי שאם היו יכולים, היו שמים מסמרים בכיסאות של הקפיטריה כדי שעובדים לא יישבו שם, אבל היום הקפיטריות הפכו לנושא עיצובי לכשעצמו.

זה מעודד את העובדים לשבת, לדבר. במקומות מסוימים יש אפילו לוחות מחיקים, ופתאום הישיבה בקפיטריה הופכת גם לעבודה. או למשל המסדרון: היום המון פגישות מסדרון נעשות בעמידה, ואם המסדרון הוא מקום שנעים להיות בו, את נותנת לעובדים אפשרות להיפגש בקלות בפגישות לא פורמליות, וככה המון אינפורמציה עוברת כבדרך אגב בין אנשים. זה חשוב, כי כשמישהו ממציא גלגל בקצה המסדרון, הוא לא יודע שגם בצד השני עובדים על אותו גלגל. לכן הרעיון בשיתוף הוא גם לחסוך אנרגיות".

- לפי מה שאתה אומר, האופן ספייס הוא בעצם הדבר האידיאלי.

"לא. זה עניין שיש עליו המון חילוקי דעות: מצד אחד, מחקרים אומרים שאופן ספייס הוא רע, אבל העובדה היא שחברות כמו גוגל ופייסבוק דוגלות באופן ספייס מוחלט - אין מחיצות, אין הפרדות, כולם ביחד. כל קבוצה רואה אחת את השנייה בו זמנית, מה שיוצר תקשורת הרבה יותר קלה בין אנשים. בישראל זה מקבל משמעות אחרת, כי לא יודעים לשמור פה על שקט ולא מכבדים פה פרטיות. ניסיתי בכמה מקומות להכניס חדרי ישיבות שקופים, אז פתאום כל רגע מישהו קם ויוצא החוצה. היה לי פעם משרד עורכי דין מכובד, עם חדר ישיבות פנימי ושקוף, וגם האנשים המתורבתים האלה היו דופקים על הזכוכית. לאף אחד אין סבלנות, כולם רוצים הכול כאן ועכשיו. את זה לא תראי בארצות הברית ובאירופה".

אלטרנטיבות

מהבית ועד חללים שיתופיים

המשרדים אולי מנסים לשנות את פניהם, אבל עבור חלק מהעובדים, הקונספט של משרד כשלעצמו הוא מיותר. מאות מחקרים הוקדשו בעשור האחרון לנושא של עבודה מהבית ושעות גמישות - בדגש על חשיבות האיזון בין משפחה לקריירה. רובם הוכיחו שכאשר עובדים מהבית יש יותר פרודוקטיביות. העובדים לא חווים את הלחצים ואת הדאגות הקשורים בפתרונות לילדים; הם לא צריכים להתאים את עצמם לזמני הפקקים; ובאופן כללי, הבית, כמושג, נתפס כמקום חיובי (לא בכדי, למשל, חיבורו של פרויד Das Unheimliche, הלא-ביתי, תורגם בעבר בעברית כ"המאוים" או "המבעית"). בכתבה שפורסמה ב"גלובס" ב-2013, פורסמו נתונים של חברת המחקר פורסטר, שלפיהם שיעור העובדים מהבית בארצות הברית נמצא במגמת עלייה בשנים האחרונות. לפני שלוש שנים, כ-34 מיליון אנשים עבדו מהבית לפחות פעם בשבוע, ועל-פי ההערכות של פורסטר, המספר הזה אמור להכפיל את עצמו בשנים הקרובות.

"יש לא מעט מחקרים שמראים שעובדים המבצעים את העבודה מהבית מנצלים פחות ימי מחלה וחלקם גם מציגים תפוקה גדולה יותר", אומרת ד"ר יעל יצחקי, פסיכולוגית חברתית וד"ר לניהול, מנכ"לית מרכז נטע לפיתוח קריירה. "הרבה פעמים רעיונות טובים צצים דווקא במקומות פרטיים ולא צפויים - במקלחת, למשל - וברגע שיש לך שעות גמישות, את יכולה גם לטפל בנושאים שקשורים לבית וזה מנקה את הראש. זה לא רק עניין של לקחת ילדים מהגן: לאנשים יש הרבה צרכים בספקטרום רחב - מטיפול בהורים מבוגרים ועד שיעורי יוגה - והגישה היא שמה שעושה לנו טוב לנפש, טוב לחיים הפרטיים, ולגמרי משליך גם על חיי העבודה".

"אצל דור ה-Y וה-Z העבודה מהבית היא חשובה, אבל לא באופן קבוע", מוסיפה מלי אלקובי, מנכ"לית חברת דינמיקס, העוסקת בפתרונות לארגונים בתחום האיזון בין עבודה לחיים פרטיים. "מבחינתם, הם מעדיפים פעם בשבוע עבודה מהבית, והשאר בחללי עבודה כמו wework. חשובות להם הדינמיות, הגמישות והיכולת לפגוש אנשים כמוהם שלא בהכרח עובדים איתם".

חללי העבודה האלה הופכים משמעותיים יותר ויותר, עד כדי כך שיזמיות ויזמים צעירים בוחרים בהם על חשבון משרד קבוע. מבחינתם, זה כאב ראש, ואת כאב הראש הזה אפשר ורצוי להשאיר לאחרים. ופה נכנסים חללי העבודה, שהולכים ותופסים תאוצה לא רק בקרב עצמאים, אלא גם בחברות סטארט-אפ קטנות. בלי חוזה, בלי ארנונה ובלי מזכירה, אבל עם גישה חופשית למיקרוגל, לקפה ולבירה - החברות הצעירות יוצאות מהמשרד הסטנדרטי ועוברות לחללי עבודה משותפים המושכרים על בסיס שעתי עד חודשי. כמות חללי העבודה שקיימת היום בתל אביב, למשל, הולכת ומתרבה, ומשתרשת ההבנה שמשרדים בכלל לא חייבים להיות קיימים - לפחות לא במתכונתם הקבועה. רשימה חלקית: wework, מיינדספייס, מזא"ה 9, SOSA ,THE HUB. והרשימה הזו רק הולכת ומתארכת בכל שנה.

על היתרונות מעידים ניר ויצמן ורונן מניפז, בשנות השלושים שלהם, בעלים שותפים של חברת הייטק בת 40 עובדים בשם Meme Video, השוכרים חלל עבודה במיינדספייס בתל אביב: "יש חדר כושר, הרצאות, קפה ועוגות. זה גורם לאנשים להיות יותר זמן בברוטו וליותר בונדינג בין-אישי וגורם לתפוקה חיובית", אומר ויצמן.

- את זה אפשר לעשות גם במשרד קבוע.

"נכון, אבל אנחנו באים מעולם של סטארט-אפים, וכשאת מתחילה סטארט-אפ, את מצפה לדבר אחד וקורה דבר אחר, אז אחד השיקולים הם שאין התחייבות - תמיד אפשר לקום וללכת. מעבר לזה, מצאתי שבחלל עבודה משותף מתרכזים בעבודה ולא בענייני אדמיניסטרציה. היתרון השלישי הוא שההיררכיה נעלמת ויש תחושה חזקה יותר של שיתוף פעולה. יושבים יחד ואין ויכוח איפה יושב המנכ"ל. כלפי חוץ, לכולם יש טייטלים, אבל כלפי פנים זה בהחלט מעצים את עבודת הצוות ומביא גם לקריאטיביות".

- וחסרונות?

"המחיר. ומעבר לזה, אם ההתנהלות הארגונית שלך היא במתווה של פרטיות, היררכיה ודברים שלטעמי הם קצת אולד סקול - אז זה פחות מתאים. וכמובן שבחברה גדולה מאוד, סביר להניח שלקוחות יעדיפו לראות מקום מסודר".

מניפז, שותפו של ויצמן, מציע חזון עתידני במיוחד: "להערכתי, בעוד חמישים שנה מהיום, נוכל להיכנס לתוך מסיכת ה-VR שלנו ולעשות ישיבות בורד עבודה שוטפת בלי לעזוב את הבית. לנו, אגב, יש רובוט - שבגדול נגיד שהוא משלב בין אייפד לסגווי - והוא מסתובב בין החדרים כשאני נמצא בחו"ל, ובאמצעותו אני מתקשר עם כל העובדים ונמצא בכל הישיבות. זה בעצם פשוט לדבר בסקייפ, אבל בצורה ניידת".

אפילוג

משרד לא חייב להיות פיזי

אחרי כל הדיונים האלה, והם בהחלט ראויים למחשבה, המשרד כמשרד הוא עדיין סביבת העבודה המועדפת על-ידי מעסיקים. מהו סוד קסמו, והאם זה יימשך - או שנבואת ישיבות הבורד ב-VR של מניפז תתגשם בסוף.

כדי לנסות להשיב על השאלה, ד"ר איווה חגי ניב מאיפ"א מתחילה בשורש העניין: "צריך לקיים קהילה בכל דרך שאפשר לקיים אותה - זה הבסיס. הקשר מתקיים בין אנשים שמדברים אחד עם השני. אחר כך, צריך לצאת מהבית בבוקר, להגיע למקום שמקבל אותך ולראות אנשים בעיניים ולהחליף דברים עם בני אדם. אנרגיה אנושית לא מתקיימת אחרת. אז המשרד כמקום שבו עושים דברים ביחד לא ייעלם. לאיפ"א, למשל, אין בית פיזי, ולמרות זאת אנחנו מצליחים לקיים קהילה של אנשים שמתראים אחד עם השני לפחות פעמיים בשנה ועוד הרבה פעמים בקטן. אז היום צריך להתייחס לבית הווירטואלי כמו לפיזי. אז מצד אחד ארגון שהוא לגמרי באוויר, מצד שני יש גם פיזי מוחשי של בית רגעי, ולדעתי המון תלוי בכמה אתה יכול לייצר מהארגון שלך קהילה של אנשים. אנשים ירגישו שהם יכולים לדבר אחד עם השני".

"צריך להבחין בין השאלה אם יהיו משרדים לשאלה איך ייראה המשרד הבא", מפרטת ד"ר סיגל וייסנר, העובדת גם היא באיפ"א, ושעבודת הדוקטורט שלה התמקדה במודל המקשר בין אישיות הפרט, לחצים בעבודה וסוגים של מחויבות ארגונית. "צריך לקשור לשאלה את היכולת שלנו או המוכנות שלנו להתחייב בכלל, לא רק למקום עבודה, אלא בקשרים החברתיים, הקהילתיים, המשפחתיים. כל נושא המחויבות מתעצב ומתפתח בשנים האחרונות - ממודל של מחויבות ארוכת טווח לגורם אחד, לריבוי מחויבויות בו-זמניות או מחויבויות סדרתיות. זה לא בהכרח מפחית מעוצמתו של קשר התחייבות, אבל בהחלט משפיע על משכו, בכפוף לרצון להתפתחות, הגשמה עצמית, צמיחה ומיצוי הפוטנציאל האישי. אנחנו יצורים הצמאים לקשר ולמסגרת שתוכל להכיל אותו, גם בעידן שבו המסגרת מתחלפת תדיר. לכן, יש לצפות ש'משרדים' ימשיכו להתקיים. לא בטוח שהם יהיו פיזיים, מאחר שלטובת הנוחות במעבר בין התארגנות כזו לאחרת, יש יתרונות למרחב הווירטואלי".

ד"ר יעל יצחקי ממרכז נטע סבורה שהמשרד הפיזי לא ייעלם, גם אם ישתנה לחלוטין: "אנשים צריכים את החברה, ומקום עבודה טוב הוא גם סוג של בית שני, שלאנשים מאוד נעים בו, ומקום שמאתגר אותנו גם ברמה האינטלקטואלית. יכול להיות שיש ארגון שבו לגמרי אף אחד לא יכיר אף אחד, אבל מי שזקוק לקרבה אנושית לא יהיה מאושר בארגון כזה ולא יוכל לעבוד בו. אפשר להתפרנס גם בלי להגיע למשרד, אבל השילוב האופטימלי הוא גם לעבוד מהבית וגם לעבוד בארגון. מה שבטוח זה שיהיה טוב אם ארגונים יהיו קשובים לעובדים שלהם ויאפשרו באופן אינדבידואלי התאמה לצרכים. כל עוד זה לא פוגע בארגון, הוא צריך להתאים את עצמו לצרכים בסיסיים של העובד. כל הצדדים מרוויחים במקרה הזה".

 מה אומר דור העתיד