ביחד אבל בנפרד: עתיד העבודה במשרד הווירטואלי

מודל העבודה ההיברידי יחייב ארגונים לשנות את האופן שבו הם מגדירים משרד ולהתמודד עם השאלה איך יוצרים מרחב וירטואלי שמאפשר עבודה משותפת אמיתית

כמו לכל דבר, גם לעבודה מהבית יתרונות וחסרונות / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב
כמו לכל דבר, גם לעבודה מהבית יתרונות וחסרונות / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב

זה הזמן לדמיין מחדש את המשרדים בעולם שאחרי הקורונה. שנת 2020 הכניסה אותנו לניסוי לא מתוכנן בתנאים יוצאי דופן. בארגונים רבים חוקרים עכשיו לעומק את תפקידו של המשרד הפיזי כחלק מיצירת מדיניות של עבודה מהבית, שתתפתח כנראה עם הזמן למדיניות של גמישות תעסוקתית רחבה יותר.

החודשים האחרונים אפשרו לכולנו, עובדים וארגונים, להבין לאילו חלקים מחיי העבודה אנחנו מתגעגעים ולעומתם, על מה אנחנו שמחים לוותר. אם נתעלם לרגע מהאתגרים הסביבתיים של בתי ספר סגורים וריחוק חברתי, עובדים רבים גילו שהם מרגישים מועצמים מהיכולת לשלוט בזמן ומקום העבודה ונהנים מזמן הנסיעות שהתפנה. אחרים דווקא מרגישים מבודדים בהעדר ההבניה והמפגשים שמקנה היציאה למשרד.

גם הארגונים לומדים מה אפשרי ואיפה צריך להתארגן אחרת. סקר סמנכ"לי כספים שערכה חברת גרטנר מראה שאנשי כספים כבר מבינים את הפוטנציאל הכלכלי הגלום במדיניות עבודה מרחוק. 74% מהנשאלים אמרו שיגדילו את היקף העבודה מרחוק באופן קבוע גם אחרי המשבר, ו-23% אמרו אפילו שיגדילו את היקף העבודה מרחוק ליותר מ-20%. בהמשך ישיר לתהליך הזה אנחנו רואים היום שהנהלות מבקשות להבין איך העידן החדש בעולם העבודה ישפיע על ביצועים, רווחים, תפעול וכן, דרישות נדל"ן.

הכלים הישנים לא עובדים

אנחנו רגילים שכל פרויקט, בטח בהיקף כזה, מתחיל בניתוח מידע והגדרת צרכים. מצד אחד, כבר שנים שאנחנו יודעים ממחקרים שונים שהמשרדים עצמם לא מנוצלים היטב, שרק כמחצית מהשולחנות האישיים בשימוש בכל רגע נתון. בעשורים האחרונים התאמנו את מקומות העבודה הפיזיים כדי לייצר מפגשים מקריים, כחלק מתפיסה שהם מרכיב חשוב במשוואת העבודה. יצרנו שטחי משרד פתוחים וחללים שיקצרו את המפגשים והשיחות הבלתי פורמליות. ובשנים האחרונות כבר ראינו ארגונים עוסקים בשאלת מבנה ותפקיד המשרדים בעידן שבו אפשר לעבוד מכל מקום.

ואז הגיע משבר הקורונה והזכיר לנו שוב שאנחנו אוהבים מערכות יחסים ומפגשים פיזיים. ובעוד שרבים גילו את הגמישות שמייצרת העבודה מהבית, רבים אחרים מגדירים אותה הישרדות ולא שגשוג. ובתוך כל זה אנחנו מנסים להבין איך מממשים את פוטנציאל החיסכון ובמקביל מתכננים את המשרדים כדי להתגבר על האתגרים.

הבעיה שלנו עכשיו שהכלים הרגילים לא עובדים כאן. כל Benchmarking, למשל, יכול לספר על צורות העבודה הגמישות של העשור האחרון, היקפי שטח לעובד שהתאימו בעולם שכבר אינו רלוונטי. עד לא מזמן דיברנו על טכנולוגיה של בניינים חכמים שיכולים לספר לנו על ניצולת של שטחים והעדפות של עובדים והנחנו שהמידע שנאסוף יעזור לנו לתכנן. אבל גם אם היה לנו מידע כזה, כלי התכנון מתקשים עכשיו לצפות את נקודות האיזון שנפגוש כשניתן לעובדים, שחוו את שנת 2020, לבחור אם ומתי להגיע למשרד ולאיזה צורך. ומאחר שנדל"ן זו מחויבות ארוכת טווח יחסית, צריך להביא בחשבון שהמדיניות והמציאות שלנו ימשיכו להתפתח, ומה שנראה לנו היום כנקודת איזון סבירה עוד צפוי להשתנות כשנפגוש את המציאות החדשה.

אי-אפשר לדעת מתי העולם יחזור לפעילות נורמלית אבל אפשר לדעת שהנורמלי יהיה גמיש יותר. ועכשיו צריך רק להבין מה כוללת אותה גמישות, איזו סביבה משולבת של עבודה מהבית ומהמשרד אנחנו צריכים לייצר. אפשר כבר עכשיו לזהות בעולם העבודה המתפתח סביבנו שלושה ממדים של גמישות.

יותר מרחבי עבודה של "אנחנו" לעומת אני"

ההבנה שאנשים אוהבים קשרים, ואלה מתרחשים במשרד הפיזי, מסמנת לנו שינוי נדרש ביחס מרחבי העבודה כדי לאפשר שיתופי פעולה משופרים. פחות תחנות עבודה אישיות, יותר אזורים לריכוז, למפגשים מסוגים שונים וגם כלי טכנולוגיה מתקדמים לאיכות גבוהה של מפגשים מרחוק, שאין בבית.

משרדי לוויין

גם ההגדרות של "במשרד" ו"מרחוק" ישתנו. בעצם, בבית זה כבר מזמן לא חייב להיות בבית. עבודה מרחוק יכולה להתרחש בכל מקום שהוא לא המשרד. אם פעם היה המשרד בניין משרדים מסוים, שאליו מגיעים כולם בפקקים של שעות העומס, אנחנו מתחילים לראות תפיסות חדשות של משרד, ובהן משרדי לוויין מפוזרים גיאוגרפית, באופן שמאפשר לאנשים גישה למשרד במקום שהוא קרוב יותר למקום המגורים. ואפילו תפיסה של משרד להשכיר, גישה למקום עבודה - של הארגון או שיתופי - שיכול לאפשר עבודה מרחוק, אבל קרוב לבית.

מודל עבודה היברידי

זה בעצם השינוי הגדול ביותר שאנחנו עומדים בפניו. מודל עבודה היברידי פירושו שבכל רגע נתון חלק מהאנשים נמצאים בעבודה וחלק בבית. כדי שנצליח לעבוד במודל עבודה היברידי אנחנו חייבים ללמוד לטשטש את הגבולות בין מי שעובדים במשרד למי שעובדים בבית, במשרדי לוויין או בכל מקום שהוא לא יחד. המשרד החדש צריך לייצר שיתופי פעולה משופרים פיזית ווירטואלית.

מרחב פיזי חדש

השינוי הזה מוסיף ממד חדש למערכת השיקולים בבניית המרחב הפיזי. כבר לא מספיק לשאול איך מאפשרים לאנשים יחידים לעבוד בריכוז או איך מאפשרים לקבוצות בגדלים שונים להיפגש בסוגים שונים של מרחבים בתוך המשרד. יותר מכל דבר אחר, אנחנו צריכים עכשיו ללמוד לאפשר לקבוצות האלה להיפגש כשחלק נמצאים במשרד וחלק בבית.

לכן, האתגר האמיתי של המשרד הפיזי בעולם החדש הוא לייצר סביבת עבודה מגוונת וגמישה שבה ניתן לשלב עבודה במשרד ומרחוק לתוצאות מקסימליות של תפוקה וחיבור בין אנשים. וזו כבר שיחה רחבה יותר מאשר צמצום ועיצוב מחדש של הנדל"ן. בשביל שזה יקרה, אנחנו צריכים לזהות את כל הדרכים החדשות ואת הכישורים הנדרשים להתחבר מקרוב ומרחוק, ליצור מרחב עבודה וירטואלי שמאפשר לנו להיות "בעבודה" כשאנחנו לא כולנו באותו מקום. וזה כנראה יוביל אותנו לתהליכים ולהשקעות חדשות באנשים, בעיצוב חוויה, וגם בטכנולוגיה.

מה שכבר ברור, בתקופה הזו לא מספיק לחשוב על עיצוב המשרדים באופן גמיש שיאפשר לעובדים בחירה לסביבה המתאימה לעבודה הנדרשת בכל רגע נתון. המשבר הזה ועולם העבודה ההיברידי שיגיע אחריו מחזקים את הרעיון שאנחנו זקוקים למרחב עבודה פיזי שלא יגדיר או יכתיב את האופן שבו אנחנו עובדים יחד. יהיה מעניין.

הכותבת היא יועצת ומלווה בתהליכי טרנספורמציה לעולם העבודה העתידי

צרו איתנו קשר *5988