מנהלים לא צריכים לעולם לדבר ראשונים, או אפילו שניים בדיון

אם אתה מקווה לקבל רעיונות חדשים או משוב מהצוות שלך במהלך פגישה, ייתכן שתחשוב שהדרך הטובה ביותר לשחרר את האווירה ולהניע את השיחה היא להתחיל בעצמך.

● מנכ״ל אנבידיה מגלה: "אם הייתי סטודנט היום, זה המקצוע שהייתי מתמקד בו"
● הסיבה בגללה מספר דורשי העבודה בהייטק הכפיל את עצמו

אבל לעיתים קרובות ההפך קורה: מנהלים שלא מבקשים פידבק מאחרים לפני שהם מביעים את רעיונותיהם ודעותיהם נוטים להרתיע את העובדים מלשאול שאלות, להביע דעות מנוגדות או להציע רעיונות משלהם.

אם הדינמיקה הזו הופכת לנורמה, כשאתה מדבר ראשון ו/או הכי הרבה במהלך דיונים - סביר שעובדיך יתנתקו ואולי אף יבצעו משימות נוספות בזמן הפגישה, ויסכימו בעיוורון עם דברייך. מתוסכל מהיעדר תגובה, ייתכן שתמצא את עצמך מדבר אפילו יותר כדי לפצות. במקום לשפר את היעילות, אתה פוגע במורל הצוות ובפרודוקטיביות - ומעמיס על עצמך עוד עבודה.

אמנו את "שריר השתיקה"

כדי לשנות את הדינמיקה הזו, על מנהלים לאמן את "שריר השתיקה" שלהם ולתת לאחרים מקום לדבר ולבלוט בפגישות. אחת האסטרטגיות הטובות ביותר לעזור למנהלים לעשות זאת ולהפיק יותר מצוותיהם היא להציב מטרה ולהיות האדם השלישי שמדבר בפגישות.

למה לדבר שלישי? הקולות שנוטים להיות הכי מושתקים כשהמנהל מדבר קודם הם אלה שמביעים דעה מנוגדת. שמירה על שתיקה מצד מתנגדים עשויה להוביל לפגישות קצרות יותר ולאשליה של יעילות, אך לצד זאת גם מעלה את הסיכוי להחלטות חסרות מידע ומלאות שגיאות. זה הופך קל יותר לאנשים להביע דעות בלתי מוטות שיוצרת בסיס לדיון עמוק יותר ולתוצאות טובות יותר.

באותו הזמן, מנהלים לא צריכים לחכות יותר מדי זמן לפני שידברו. אם תמתין זמן רב מדי כדי להביע את דעתך, הצוות שלך עלול לסטות מהנושא או לפרש את השתיקה שלך בצורה מוטעית.

הנה כמה טיפים שיעזרו למנהלים לדחות את הדיבור ולעודד אחרים לתרום יותר בפגישות צוות:

1זהה את הטריגרים שלך לקטיעה. שים לב אילו מצבים או אילו אנשים גורמים לך רצון להתפרץ ולקטוע אחרים, וכתוב לעצמך תוכנית פעולה שתעזור לך לעצור רגע לפני. לדוגמה, בפגישה וירטואלית, תוכל להגדיר את עצמך על "השתק" כברירת מחדל כדי שתהיה לך שנייה לשקול מחדש לפני שתדבר. בפגישה פרונטלית, נסה אמצעי פיזי כמו לשבת על הידיים שלך.

2השתמש בהערות שוליים. דרך נוספת למנוע מעצמך להתפרץ כאשר אחרים מדברים היא ליצור שוליים רחבים במקום שבו אתה כותב הערות, ולרשום שם מחשבות שעולות לך תוך כדי הקשבה. כאשר תיתן לאחרים לדבר קודם, ייתכן שתבחין שנקודות רבות שרצית לומר כבר נאמרו. זה גורם לעובדים שלך להרגיש מועצמים ומאפשר לך לתרום ערך ייחודי על ידי העלאת נקודות שטרם נשמעו.

3שאל שאלות. כמו מנהלים רבים, ייתכן שתרצה להיראות כאדם הכי חכם בחדר. אבל זה לא יקדם את המטרות הכלליות שלך. במקום זאת, אמן את הצוות שלך לתרום קודם לדיון על ידי שאלות כמו: "מה כבר נבחן?", או "מה יקרה אם לא נעשה כלום?", או "מה למדתם?" .

4בקש פרפרזה. פרפרזה משדרת שאנחנו מקשיבים ורוצים להבין בדיוק את מה שאחרים אמרו. כדי למנוע את אותם דיונים מתסכלים שהופכים לבזבוז זמן כמו הפעמים שבהם העובדים מתכנסים כדי לדון במה שהבוס באמת רוצה. בקש מחבר צוות אחד לתמצת את מה שאתה, ספציפית, אמרת. זו דרך טובה להפחית את כמות הדיבור שלך תוך הבטחה שהעובדים שלך מבינים את דבריך ואת הציפיות שלך.

באמצעות האסטרטגיות האלה, תוכל להימנע מהשתלטות על הדיון וכך לעזור לצוות שלך לייצר רעיונות טובים יותר. זה, בתורו, יוביל לשיפור מערכות היחסים בעבודה. וזה לא בדיוק המשמעות של הנהגה?

סבינה נוואז היא מדריכת מנכ"לים עולמית ומרצה בתחום המנהיגות, ומחברת הספר:
You’re the Boss, Become the Manager You Want to Be (and Others Need)