אווירה של משרד, בלי משרד: איך שומרים על תרבות ארגונית כשכולם עובדים מהבית

בלי שיחות החולין של פינת הקפה, בלי קוד הלבוש במסדרונות, בלי ישיבות הצוות ובלי הפוסטרים שתלויים על הקירות: איך אפשר לשמר תרבות ארגונית ולהנחיל אותה לעובדים חדשים - כשהמשרדים ריקים

אווירה של משרד, בלי משרד / צילום: חן ליבמן
אווירה של משרד, בלי משרד / צילום: חן ליבמן

כניסה למקום עבודה חדש היא בעצם סוג של אינדוקטרינציה - הנחלה של דעות, עמדות וערכים של מקום העבודה. העובדים באים לבושים בחליפות או בטי שירטס? השולחנות עם ערימות מסודרות של ניירת, או בלגאן של אקדחי צבע ודמויות קטנות? האם הקולגות דבוקים לשולחן כל היום או מתכנסים לפטפוטים לא פורמליים?

מהאופן שבו אנשים משתתפים בישיבות לומדים אם הגישה של ההנהלה היא לשתף פעולה או להנחית מלמעלה, ואת הערכים של החברה קולטים גם מהפוסטרים שתלויים על הקירות. זה לפחות מה שהיה. היום, כשרבים עובדים מהבית וצפויים להמשיך כך גם אחרי שהמגיפה תחלוף, האווירה התאגידית כבר אינה דבר שאפשר להטמיע בקלות כזו אצל עובדים חדשים, שמתבוננים ומאזינים לדרך שבה הדברים נעשים, ומחקים את האחרים.

זה הזמן למנהלים לחשוב מחדש איך להנחיל את הערכים הנכונים בעולם של עבודה מרחוק.במידה מסוימת, זו גם הזדמנות לחשוב מחדש על האווירה והערכים עצמם. למשל חברות שהיו נוקשות ורציניות, בעלות אופי של "עסקים כל הזמן", יצטרכו אולי להיות אנושיות יותר באינטראקציות שלהן. אם לא כן, בהעדר מפגשים פנים מול פנים, עובדים עלולים לחוש מבודדים ומנוכרים.

אבל השינויים הללו יתפתחו עם הזמן. בטווח המיידי, חברות צריכות לוודא שהתרבות הקיימת שלהן תעבור לעובדים חדשים, ושעובדים ותיקים לא יסטו ממנה יותר מדי. הנה כמה דרכים לעשות את זה:

פגישות בזום: כשאין שפת גוף

חישבו על תפקידן של פגישות/ישיבות. כאמור, עובד חדש יכול ללמוד הרבה רק מהתבוננות בהתנהגותם של הקולגות בישיבה. הרבה מזה קשור בשפת הגוף. שפת גוף של בוס יכולה לספר לעובד אם אלה שמעליו מקדמים בברכה דיון חופשי שכולל הצגת שאלות, או אם הם מעדיפים שהכפופים להם יקשיבו ולא יאמרו הרבה. שפת הגוף יכולה גם לומר אם הבוס חושב שמישהו מדבר יותר מדי, או שכדאי להקשיב לו.

אבל שיחת זום? זה לא קל כשאין שפת גוף. אבל זה לא בלתי אפשרי. תארו לעצמכם, למשל, שעון עצר על המסך שאומר לדובר/ת מתי הוא או היא מתקרבים לזמן שהוקצה להם. אפשר אפילו לגבות את זה בכפתור השתקה (mute) של המנהל כדרך להעביר מסר של יעילות אכזרית, למרות שזה לא נשמע כמו דרך כיפית לעבוד.

ההתלוצצות בחדר ישיבות כמה דקות לפני או אחרי הישיבה או החיבורים האישיים שנוצרים בה יכולים להיות בעלי השפעה גדולה על האווירה בחברה. זה בדרך כלל לא קורה בשיחות וידאו, שבהן הישיבה מתחילה בזמן מסוים ומסתיימת בבת אחת, לפעמים באופן מוזר.

לכן מנהלים צריכים לעשות מאמץ מיוחד להוסיף עוד מגע אנושי לישיבות הווידאו הללו - בייחוד מפני שללא מפגשים במסדרונות המשרד, במעליות או במטבחים - שיחות ועידה הן כעת הזמן היחיד שבו העובדים ממש רואים זה את זה.

זה יכול להיות פשוט - כמו להקדיש כמה דקות בהתחלה כדי לשאול כל אחד לשלומו, או לבקש מאנשים לספר מה קורה בבית או במשפחה. אם זה נשמע לכם רגשני מדי, אולי אפשר לקבוע פגישה שבועית שבה כל משתתף מקבל הזדמנות להשמיע משהו שהוא למד או עובד עליו מחוץ למשימת הליבה שלו.

קבוצות הווטסאפ: קובעות טון

למרות שהיו חשובים גם בעבר, לא היה למסרים הדיגיטליים למיניהם תפקיד כה גדול בהגדרת תרבות העבודה בחברה. כעת הערוצים הדיגיטליים אומרים הרבה על שעות העבודה, על אופי התקשורת הבין-אישית ועל זמני התגובה הצפויים למטלות. במיוחד שירותי מסרים קבוצתיים יכולים לקבוע את הטון לארגון כולו.

גם כאן, כמו בישיבות, חיוני שהמנהלים יקבעו ציפיות לדברים כמו שעות עבודה וזמני תגובה לבקשות/מטלות. לדוגמה, קביעת שעות נא-לא-להפריע (רק מסרי חירום יישלחו) לכל החברה היא דרך ברורה אחת לאותת לעובדים שמעודדים אותם לרדת מהתקשורת, לנוח ולהחליף כוח. מנהלים צריכים גם לספק הנחיות מפורשות לגבי המהירות שבה העובדים צריכים להגיב למסרים, באיזו תדירות הם צריכים לבדוק מסרים חדשים ולכמה זמן הם יכולים להפעיל את "נא לא להפריע" כדי להתמקד במשימותיהם.

בוסים יכולים לנצל את מערכות המסרים הללו גם כדי לאותת על תרבות החברה בדרכים אחרות. חברות רבות הקימו ערוץ מקביל, לתקשורת לא פורמלית מחוץ לרשתות העבודה, שיכול להיות מקור לקלילות ולכיף. אפשרות אחרת היא ערוץ GIF (עם הנחיות למה שלא ראוי להעלות, בכל הנסיבות).

גם תקשורת שקשורה לעבודה יכולה לעזור לקדם תחושת אחווה או תרבות ומשימה משותפות. זה יכול להיות עידוד עובדים להגיב על מסרי עבודה תמונות או גיפים מצחיקים ואופטימיים, אם כי יש חברות שממש לא מעודדות תגובה כזו. יש חברות שמנהלות קבוצות תמיכה לעובדים שיש להם קשיים משותפים, כמו למשל ערוצי "טיפים להוראה ביתית לילדים".

מעבידים יכולים גם לעודד אנשים לאמץ ספונטניות וחיבור על ידי תזכורת שיש "אפליקציה" שנקראת טלפון (גם אם זה נשמע כל כך המאה ה-20). שיחת טלפון יכולה להיות תקשורת מהירה ואנושית יותר מטקסטים.

אי-מיילים: שאלה מהירה לקולגה

זהו כלי נוסף שבשל לשדרוג בעידן העבודה מהבית. קל להתייחס לאי-מיילים כמו אל המקבילה של להרים את הראש מעל המחיצה כדי לשאול את הקולגה משהו מהיר.
המנהלים צריכים לחחליט - האם לעודד את הצוות לתקשר בתדירות גבוהה באמצעות מסרים, או לחסוך את שאלותיהם לאי-מייל מרוכז, פחות מפריע אך גם פחות מהיר? גיבוש מדיניות כזו בדיון קבוצתי הוא לכשעצמו דרך נהדרת לגבש צוות ולהנחיל תרבות ארגונית של חברה.

פעילויות גיבוש: גם מרחוק

יש סיבה לכך שחברות רבות עורכות מסיבות משרד או יציאות משותפות לסופי שבוע. אירועים של מחוץ לשעות העבודה הם הזדמנות רבת ערך לעובדים להכיר זה את זה, להתעלות מעל החיכוכים שיכולים להיות במשרד, ולפתח תחושה של קהילה ושליחות קולקטיבית.

המעבר לעבודה מרחוק הוא בהחלט מכשול למסורת הזו, אבל גם הזדמנות לפתח דרך אחרת של יחסים חברתיים. אחרי הכל, מסיבת המשרד הגדולה והרעשנית לא תמיד עשתה טוב לכולם. רבים מאיתנו חשבו על תירוצים לא ללכת.

בסביבה החדשה שלנו, מנהלים לא צריכים לחשוב רק במונחי מסיבות קוקטייל בזום. אפשר לתכנן התכנסויות מצומצמות יותר שמאפשרות למועסקים לאכול ולשתות ביחד במרחק בטוח. אפשרות נוספת היא לשגר לכולם את אותה ארוחת קייטרינג מוזמנת, או כל דבר משותף אחר. המפתח הוא לחשוב על פעולות חיבור מרחוק שיאפשרו לצוות להתחבר סביב מכנה משותף, ולבקש מכולם לתאר את החווייה.

לעובדים שמתמודדים עם ילדים בבית אפשר לתכנן אירוע ידידותי לילדים או סרט לכל המשפחה. חוג התעמלות משותף או ריקודים אונליין יכול להיות מהנה ומגשר. משחק שבץ נא מקוון או תחרות משחקי לוח יכולים לספק הסחת דעת מנטפליקס.

מפגשים אמיתיים: בחוץ

גם בעולם של עבודה מרחוק עובדים יכולים להיפגש. זה יהיה קל יותר, כמובן, כשהמגיפה תסתיים, אך עדיין אפשר להיפגש בחלל פתוח, עם ריחוק חברתי. אפשר להתכנס בחצר לעבודה משותפת או סיעור מוחות, או כדי לשוחח על נושא מורכב.

עבודה מרחוק לא חייבת להיות 100% מהזמן. מפגש עם אנשים פנים אל פנים, פעם בחודש או בשנה, יכול להשפיע עמוקות על חיזוק האווירה ועל גיבוש החיבור בין הקולגות. זה יכול להיות אפעלו מפגש על כוס בירה בחצר ביום שמש או תחרות פיינטבול בין צוותים.

תרגום התרבות הארגונית לסביבת העבודה המפוצלת החדשה הופך את העבודה מרחוק למשמעותית, מחוברת ואנושית יותר. ולא פחות חשוב, המאמץ הזה יעניק לכם הזדמנות לחשוב על החלקים מהתרבות שקל לתרגם לעבודה וירטואלית, ועל החלקים שאולי אפשר לוותר עליהם, או לחשוב עליהם מחדש אם העבודה מרחוק תהפוך לשגרה החדשה שלכם לטווח ארוך.

צרו איתנו קשר *5988