מה עשיתם היום בעבודה? הדרכים החדשות של ארגונים למדוד פרודוקטיביות

עם המעבר לעולם עבודה היברידי, מעסיקים מתלבטים לגבי הדרך הנכונה למדוד תפוקה של עובדים • מה הם צריכים להביא בחשבון, ומה התפקיד של השעון הביולוגי בהגברת הפרודוקטיביות של הארגון

הדרכים החדשות של ארגונים למדוד פרודוקטיביות / עיצוב: טלי בוגדנובסקי
הדרכים החדשות של ארגונים למדוד פרודוקטיביות / עיצוב: טלי בוגדנובסקי

המעבר לעבודה מהבית עם תחילת הקורונה העמיד בפני מנהלים אתגר שלא הכירו: הצורך לסמוך על העובדים כשהם לא תחת עיניהם הפקוחות. אחרי חודשים של סגרים ועבודה היברידית, האתגר שנדמה כזמני הופך לקבוע בחברות רבות: איך מנטרים עבודה מרחוק ואיך מודדים תפוקה? 

"אחד הדברים הראשונים שראינו בתחילת התקופה הזאת היה החשש הגדול של מנהלים בכל הדרגים מהשאלה איך הם הולכים למדוד את האנשים", אומרת עינבל נמיר, ראש תחום סביבת עבודה עתידית, Deloitte. "למנהלים הייתה תחושה של אובדן שליטה. בתחילה פותחו מנגנונים לסימון תחילת העבודה וסיומה במחשב, אבל אחר כך הבינו שזו מדידה לא איכותית והיא אינה מעידה על הביצועים של העובד ועל האימפקט שלו".

זה לא מספר השעות, זה האימפקט

למדידת תפוקה יש שלושה היבטים, אומרת נמיר: מדידת ביצועים, אפקטיביות ויעילות; מחוברות וחדשנות; ו-well being והעצמת העובדים.

בהיבט של מדידת ביצועים, השלב הראשון הוא קביעת פרמטרים אוביקטיביים למדידה. לדוגמה, אם ניקח תפקיד של יועץ השקעות, המדדים יכולים להיות תפוקה של 50 פגישות ייעוץ עם לקוחות בחודש וגידול של 10% בסך תיקי ההשקעות. "לאותו יועץ השקעות יש הרבה משימות נוספות, שאותן לא נמדוד, כמו הכנת דוחות, הזנת נתונים במערכות תפעוליות וכדומה. המדידה תתייחס בעיקר למשימות הליבה שמהוות 20% מכלל המשימות אבל תופסות 80% מהזמן", אומרת נמיר.

תהליך המיפוי של הפרמטרים האובייקטיביים המדידים, מאפשר לזהות תהליכי עבודה בירוקרטיים מיותרים, ולהיפטר מהם, וגם לזהות ממשקים בין חלקים שונים בארגון, לדוגמה איך "לידים" שמשיגה מחלקת השיווק מיתרגמים לעסקאות במחלקת המכירות.

ההיבט השני הוא מחוברות וחדשנות. לפי סקר הטרנדים של דלויט, 44% מהעובדים סבורים שהתחושה וההבנה של תכלית הארגון תורמת לתחושת המחוברות שלהם, ויש לכך השפעה ישירה על התפוקה. לדברי נמיר, החיבורים בין האנשים בארגון יכולים לתרום באופן ישיר גם לחדשנות הארגונית, ותחושת המחוברות מעלה את המוטיבציה. "לעומת זאת, כשיש שחיקה, נראה ירידה בפרודוקטיביות. אם מדידת התפוקה נעשית סביב מה ייצרת ולא כמה זמן זה לקח לך, את מבינה את האימפקט ואת יכולה להתחבר לאותה תחושת תכלית. כך הנקודות מתחברות".

נמיר ממליצה לארגונים גם לחשוב על על הרווחה המנטלית והפיזית של העובדים, במיוחד נוכח תחושות הבדידות, הניכור והדיכאון שהביעו רבים בשנה האחרונה. "אם עובד מקבל לפטופ, זה לא אומר שמצפים ממנו לענות למיילים ב-23:00 בלילה", היא אומרת. כמו כן, יצירת אופק התפתחות לעובדים משפיעה על המוטיבציה ולפיכך גם על התפוקה.

"הרבה פעמים הנושא של מדידה נקשר בהבעת חוסר אמון, כי אני כמנהלת חושבת שלא באמת עבדת. כששמים את הפוקוס על well being והעצמה, מעבירים מסר שסומכים על העובדים ותומכים בהם, ויוצרים תחושת שייכות. אחד הנתונים המובהקים שעולים מהסקר הוא ש-93% מהנשאלים אומרים שתחושת ההשתייכות מניעה ביצועים ארגוניים, ולכן הדגש על הדבר הזה הוא כל כך מהותי".

בחברת מאנדיי, המפתחת מערכת הפעלה המסייעת לארגונים ולעובדים לנהל את שגרת העבודה שלהם, מדגישים את החשיבות של שקיפות במדידת התפוקות. בחברה, העובדת בימים אלה במודל היברידי, בכל רגע יכולים כל המנהלים והעובדים לדעת מה הסטטוס של כל משימה באופן שקוף. 

לדברי אושרת בנימין, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברה, "מאחר שהכול מאוד שקוף במערכת, לא היינו צריכים לייצר מדדי פרודוקטיביות. כל עובד יכול לראות לאן החברה מכוונת והיכן אנחנו נמצאים ביחס ליעד. זה עוזר לכנס את האנשים לכיוון הרצוי. אם ההנהלה מחזיקה אצלה חזק את היעדים, זה לא יורד למטה. פעם בשבועיים, בישיבה של כל החברה, עושים סקירה איפה אנחנו עומדים. מאלצים אותך להיות 'על הדברים'. כך אין תחושה שצריך לנטר את האנשים".

 
  

תכנון שבועי והקשבה לשעון הביולוגי

התמודדות מוצלחת עם האתגר ההיברידי, של ניהול עבודה יעיל מהבית ומהמשרד במקביל, תלויה במידה רבה בתעדוף המשימות והחלוקה שלהן בין אתרי העבודה השונים, אומרת טלי סגל, מנכ"לית בו בזמן - בית התוכן לניהול זמן.

לדבריה, השלב הראשון הוא תכנון שבועי של המשימות לפי מקום הביצוע שלהן. "משימות עומק הדורשות ריכוז כמו כתיבה, חקירה, אנליזה ולמידה - כדאי לעשות בבית. ישיבות עדיף לעשות במשרד. ברמה הארגונית, זה אומר שכדאי ליצור מצב שבו יש יומיים קבועים לעבודה במשרד, שיהיו משותפים לכולם. הסתכלות על השבוע משפיעה באופן ממשי על התפוקה השבועית". כמו כן, אומרת סגל, לארגון כדאי לעגן כללים לחברי הצוותים שעובדים יחד. לדוגמה, לקבוע שעות שבהן לא מטרידים את אנשי הצוות בהודעות שמיועדות לעבודת עומק, וגם לסדר מחדש את המשרד לפי האנשים שעובדים יחד.

השלב השני בדרך להגברת התפוקה הוא תעדוף המשימות ברמה היומית בהתאם לשעון הביולוגי. "לכל מערכת בגוף יש את הטיימר שלה", מסבירה סגל, "ולכל מערכת התזמון הוא אחר". לדבריה, השעה 10:00 בבוקר היא שעת השיא ביכולת להתרכז. גם אם אני עפרוני (טיפוס בוקר) וגם אם אני ינשוף (טיפוס לילה), סביב השעה הזאת (העפרוני מעט מוקדם יותר והינשוף מעט מאוחר יותר) תהיה רמת הריכוז הגבוהה ביותר. לכן מומלץ לארגון לא לקבוע ישיבות בין 9:00 ל-11:00, אלא לאפשר בזמן הזה עבודה על משימות עומק. הישיבות יהיו או על הבוקר, 8:00-8:30, או אחרי 11:00.

שעות הצהריים, שנחשבות שעות השפל, צריכות להיות מוקדשות ל"עבודה שטוחה", כמו תשלומים, מענה למיילים, טלפונים, וואטסאפ או יציאה לשטח, אומרת סגל. אחר הצהריים תבוא התאוששות שוב, ויהיה אפשר לחזור לעבודות שדורשות ריכוז.

3 טיפים לניהול זמן

בין שאתם עובדים בבית ובין שבמשרד, ודאי תזדהו עם תלונות על דחיינות כרונית והסחות דעת. לטלי סגל מנכ"לית בו בזמן - בית התוכן לניהול זמן, יש כמה עצות להגברת הפרודקטיביות שלכם בעבודה.

1. לבלוע את הצפרדע על הבוקר. יש לכם משימה שאתם נוטים לדחות? בצעו אותה על הבוקר, עוד לפני הקפה. בשעת הצהריים אין שום סיכוי שזה יקרה.

2. לשבת עם הפנים לקיר. כשאתם מארגנים את פינת העבודה בבית, דאגו שהפנים שלכם יופנו לקיר או לחלון, ולא להתרחשות הביתית. זה הזמן להשקיע גם באוזניות מבודדות טובות.

3. לעבוד עם דף לוכד מחשבות. כשעובדים על משימות עומק, הניחו לידכם דף לבן חלק, ותרשמו בו מחשבות שעולות על משימות אחרות. משימה ש"הורדנו" למקום בטוח יורדת מהראש שלנו. מעבר בין משימות הוא אחד הבזבזנים הגדולים של זמן, וזאת דרך טובה למנוע אותו.

צרו איתנו קשר *5988