העובדים שלכם לא מדברים? כך תייצרו קירבה

"יש לי עובדת טובה שרק מקשיבה ועונה כן/לא/תודה, לא מעלה דברים שלה בשיחה. וכשאני שואלת אותה אם יש לה נושא שרוצה לדבר היא אומרת שאין והכול בסדר וגם לא מתלוננת. אני מרגישה שיש לה מה להגיד אך היא לא רוצה והעובדה שאנחנו עדיין לא עובדות יחד במשרד רק החמירה את הבעיה".

כשאנחנו מקבלים על עצמנו תפקיד ניהולי, אנחנו נמדדים לא רק על כך שאנחנו הכי מקצועיים, יודעים לפתור את הבעיות הכי מהר ולכבות את כל השריפות. הערך המוסף שלנו הוא יכולתנו להביא לכך שהאנשים שאנחנו מנהלים יצליחו - יצליחו לעמוד ביעדים ולהרגיש סיפוק, עניין ושמחה בעבודה ובתפקידם. הדרך לשם עוברת ביצירת מערכות יחסים מבוססות אמון, עם תקשורת שוטפת, כנה ואותנטית עם כל חבר צוות באופן אישי. זה מאתגר, מאחר שאנחנו נדרשים גם להציג תוצאות בהתאם ליעדים שקיבלנו מלמעלה, באמצעות אנשים שאין לנו שליטה מלאה על ההתנהגות, המחשבות והרגשות שלהם. אבל אם נדע ליצור קרבה ויחסי אמון, נוכל להעריך את הצרכים של כל עובד ועובדת ולנהל אותם באופן שיניע טוב יותר את הצוות כולו.

במקרה המובא כאן, הייתי מתחילה בלשאול שלוש שאלות: האם העובדת הזאת הייתה סגורה ומרוחקת תמיד או שזה התחיל רק לאחרונה? האם העובדת סגורה בהיבטים אישיים אבל כן מביעה את עמדותיה המקצועיות ועובדת בצורה טובה עם שאר חברי הצוות? האם העובדת סגורה ומרוחקת רק איתי או עם כל הצוות?

לא כל העובדים והמנהלים חייבים להיות חברים, אבל באחריות המנהלת לוודא שהעובדת מביאה את עצמה לידי ביטוי מקצועי, שמעניין לה והיא מרגישה שרואים ושומעים אותה. עם הזמן, היא אולי תיפתח יותר גם ברמה האישית. כדאי לצפות באינטראקציות שלה עם עמיתים וגם לברר בעדינות עם חברי צוות אחרים איך הם מרגישים בעבודתם המשותפת. ייתכן שיש לעובדת קושי מול סמכות או שנוצרה בעיית אמון אישית בינה לבין המנהלת, שדורשת בירור.

איך בכל זאת יצרים קירבה?

מדובר בתהליך מתמשך שכרוך בצעדים קטנים עד להבשלת היחסים:

1 . שהייה משותפת. אפשר להתחיל בשהייה משותפת, פנים אל פנים, בהקשרים חיוביים שלא קשורים בהכרח לעבודה ולמשימות, לדוגמה, ארוחת צהריים עם כמה אנשים מהצוות ובהמשך קפה אחת על אחת.

2. שיחות אישיות. בניהול שיחות אישיות, יש לשים לב לחמישה היבטים. ראשית, תנו דוגמה אישית. הורידו את השריון ושתפו גם אתם בנושאים אישיים ובקשיים. זה מעודד את הצד השנים לשתף חזרה. אין צורך לנהל שיחות נפש, אבל כן ליצור תחושה נעימה, פתוחה וכנה.

3. כשאתם מדברים, שאלו שאלות פתוחות אך ספציפיות. שאלה כמו "מה נשמע?" לא תעשה את העבודה, בעוד שהשאלה "מה עשיתם בסופ"ש באילת? על מה את ממליצה?" תעודד את העובדת לדבר על דברים נעימים בקלות רבה יותר. מומלץ להתייעץ על נושאים שהעובדת אוהבת או מומחית בהם ועל הדרך לתת כמה חיזוקים על המומחיות שלה ועל התשובה שנתנה.

4. כשאתם מקשיבים, הקשיבו באמת מתוך אכפתיות. צאו לרגע מנעלי המנהל/ת ונסו להבין מה עובר על האדם שמולכם, איך היא מרגישה ומה היא צריכה? אמפתיה ללא הזדהות, ללא שיפוטיות וללא רצון לפתור בעיה או לחנך תעזור לכם להעריך טוב יותר את הצרכים של אנשי הצוות שלכם ותעזור לכם להניע אותם לפעולה ולהביא להצלחתם.

5. למדו מה קורה עם העובדת הזאת מחוץ לעבודה, וזיכרו את הפרטים לפעם הבאה שתיפגשו, כדי שתוכלו להתעניין באמת ואולי לעזור אם צריך. ליוויתי מנכ"ל שרשם לעצמו את שמות כל בני הזוג ושמות הילדים של כל עובד/ת בחברה, וזה עוזר לו לתחזק שיחות בוקר טובות יותר.

6. ודבר אחרון, הגיבו בשמחה על כל הבעת דעה או שיתוף של העובדת, ופרגנו לה על האמון ועל התרומה שלה בדברים שאמרה.

7. סגנון התקשורת. באחריות המנהלת ללמוד את סגנון התקשורת של כל עובד ולהתנהל מולו בהתאם, כך שכל אחד יקבל את המסרים באופן שיוכל לעכל אותם, להבין ולהסכים להם.

זמן התגובה של כל אחד מאיתנו הוא שונה. יש אנשים שמתקשים לשלוף תשובה או להביע דעה או רעיון מעכשיו לעכשיו. במקרה שהצגנו כאן, כדאי לשאול את העובדת אם היא מעוניינת לקבל את החומרים הנוגעים לישיבה לפני ההתכנסות או להביע את דעתה בתום הישיבה, אם זה נוח לה יותר.

יש אנשים שקל להם יותר להתבטא בעל פה, ולעומתם יש אלה - לרוב האנליטים והמופנמים - שמעדיפים לבטא את מחשבותיהם בכתב לאחר למידת החומר וחשיבה.

כולנו שונים, אבל כולנו רוצים להרגיש שרואים ושומעים אותנו. כולם רוצים להצליח וצריכים את המנהל שלהם לשם כך. האחריות ליצור תקשורת בריאה ויחסי אמון מוטלת על המנהלים.

נטע ויזל, מומחית לפיתוח מנהלים, מעלה שאלות של מנהלים בחשבון הלינקדאין שלה, ואנחנו נפרסם כאן אחת לחודש שאלות נבחרות עם תשובתה ונקודות מבט של מגיבים נוספים בדיון שהתפתח