מחקר חדש מגלה: זו השיטה שתעזור לכם לעמוד בדד-ליין

פרופ’ גרינשטיין מרצה וחוקר שיווק ויזמות באוניברסיטת Northeastern בבוסטון ו-VU באמסטרדם. כותב בטוויטר על מחקר התנהגותי @AmirGrinstein.

יאנה שכטרמן היא יועצת ארגונית ומאמנת מנהלים ומלמדת באוניברסיטת Northeastern בבוסטון yanashechterman.com

כמנהלים וכעובדים אנחנו נדרשים למגוון רחב של משימות בכל יום - הכנת מצגת ללקוח, כתיבת דוח התקדמות לבוס, הורדת העיתון לדפוס בזמן. זה קורה לנו גם בחיינו הפרטיים - כשאנחנו מתארגנים לצאת עם הילדים לבית הספר, מבשלים ארוחת חג או אורזים מזוודה לפני יציאה לחו"ל. כדי להצליח במשימות האלה, שיש להן דד-ליין, אנחנו נדרשים להעריך כמה זמן יידרש לנו כדי לבצע אותן ובהתאם לכך לתכנן את פעילותינו.

אלא שמתברר שלמרות שאנחנו חושבים שהיערכות כזו תעזור לנו לעמוד בזמנים, רובנו נוטים להערכת חסר. נטייה זו נקראת כשל התכנון (The Planning Fallacy) והיא נמצאה במגוון רחב של תחומים ופעילויות. 

● מדד-ליין נוקשה ועד שחיתות שלטונית: האם אילוצים הם דווקא מנוע לשיפור ביצועים?
● עם מי עדיף להקים סטארט-אפ: חברים טובים או זרים מוכשרים? 

דוגמה מפורסמת היא בנייתו של בית האופרה של סידני, שהחלה ב-1957: היא תוכננה להסתיים ב-1963, שש שנים לאחר מכן, ולעלות 7 מיליון דולר, אבל בפועל גרסה פחות יומרנית של הבניין הועמדה על רגליה ב-1973, 16 שנים אחרי, ועלתה 102 מיליון דולר (פי 15 מההערכה).

  

מה גורם לכך? כאשר אנשים מתכננים כמה זמן ייקח להם לבצע משימה הם לא חושבים על דברים לא צפויים שעשויים להשתמש בדרך. הם גם משווים את המשימה שעל הפרק למשימות דומות שעשו בעבר, אך לא מביאים בחשבון את התנאים השונים. הדבר היחיד שאנחנו מסוגלים לדמיין הוא את ההערכה שלנו והיא בדרך כלל תהיה מוטה כלפי מטה.

הסבר נוסף הוא שאנשים נוטים להסתכל על המשימה שעל הפרק בצורה כוללת ואינם מפרקים אותה לרכיבים. האם פעולה כזו יכולה לעזור להתמודד עם הכשל?

מי שראה במשימה יחידה אחת העריך בחסר את הזמן הדרוש

מחקר שפרסמו ב-2004 החוקרים ג'סטין קרוגר ומאט אוונס מארה"ב בכתב העת Journal of Experimental Social Psychology בא לבחון את השאלה הזאת. הטענה המרכזית שלהם היא שפירוק המשימה לתת-מרכיבים ואומדן זמן של כל רכיב בנפרד ישפרו את הסיכוי שהערכת הזמן להשלמת המשימה כולה תהיה מדויקת יותר.

החוקרים ערכו חמישה ניסויים שבדקו את ההשערה שלהם במשימות שונות: קניות לחג, מוכנות לצאת בזמן לדייט, עריכת מסמך והכנת ארוחה. בכל ניסוי קבוצת נבדקים אחת התבקשה לפרק את המשימה לתת-מרכיבים, ואילו קבוצת נבדקים שנייה התבקשה להתייחס למשימה כיחידה אחת. כל אחת מהקבוצות התבקשה להעריך כמה זמן ייקח לה לביצוע המשימה. הערכת החוקרים הייתה שהקבוצה שפירקה את המשימות תציע הערכת זמן ארוכה יותר לסיום המשימה - ולכן גם מציאותית ומדויקת יותר.

בניסוי שבדק התארגנות לדייט השתתפו 41 נשים ו-39 גברים, כולם סטודנטים באוניברסיטה בארה"ב. תחילה הם קראו תסריט שבו הם פוגשים בן או בת זוג בבית קפה באוניברסיטה ולאחר היכרות קצרה הם קובעים לצאת במוצאי שבת. בהמשך התבקשו לדמיין שעכשיו צוהרי יום שבת וכל שנותר להם הוא להתכונן לפגישה הערב. כחצי מהמשתתפים התבקשו לחשוב על הכנות אלה בצורה מפורטת ולמעשה לרשום לעצמם את תת-רכיבי ההכנות - להתרחץ, לבחור בגדים, לסדר את השיער וכדומה. החצי השני לא נדרש לכך וכאמור ראה במשימה פעולה כוללת אחת. שתי הקבוצות נדרשו להעריך בדקות כמה זמן ייקח להם להתכונן לפגישה.

הניסוי מצא שמי מהנבדקים שחשב על המשימה כקבוצה של משימות העריך את זמן ההתארגנות כארוך יותר (89 דקות) ב-31% מהנבדקים שחשבו על המשימה כיחידה אחת (68 דקות).

ההשפעה נעלמת כשמדובר בפעולות פשוטות מאוד

בניסוי נוסף שהמשימה במרכזו הייתה עריכת מסמך השתתפו 16 נשים ו-18 גברים, סטודנטים גם הם. הפעם המשתתפים לא רק העריכו את הזמן שיידרש להם, הם גם עשו אותה בפועל. הם התבקשו לערוך מסמך שכלל תשע הגדרות מילוניות על פי כמה כללים: כיוון הטקסט, ריווח בין שורות ובין הגדרות, הדגשת המילים המוגדרות וכדומה. כחצי מהמשתתפים התבקשו לחשוב על עריכת המסמך בצורה מפורטת ולרשום את תת-רכיבי המשימה - ליישר לשמאל, להדגיש את המילים הרלוונטיות, לרווח בין פסקאות. החצי השני לא נדרש לפרק את המשימה לפעולות. שתי הקבוצות התבקשו להעריך בדקות את הזמן שיידרש להן ואז ערכו את המסמך.

הניסוי מצא שהקבוצה הראשונה העריכה יותר בקירוב את הזמן שלקח לביצוע המשימה (הפרש של 9.75 דקות), לעומת אלה שחשבו על המשימה כיחידה אחת (הפרש של 22.39 דקות).

ניסוי המשך העלה ממצא נוסף: פירוק משימה הוא אפקטיבי במיוחד למניעת כשל תכנון כשהמטלה שעל הפרק מורכבת. ההשפעה נעלמת כמדובר בפעולה פשוטה למדי.