מנהלים שואלים: איך מתמודדים עם מחלוקות בשיחת משוב

בשיחת משוב חצי שנתית עם אחת העובדות שלי הייתה בינינו אי־הסכמה על רמת עבודתה ועל ההערכה שנתתי לה • ניסיתי להסביר לה את הסיבות להחלטה אך היא נשארה בדעתה ומאז יש תחושה לא נעימה בינינו • איך הייתי יכולה להימנע מהמצב הזה? • ניהול וקריירה

שיחת משוב / צילום: Shutterstock
שיחת משוב / צילום: Shutterstock

למרות ההנחה הרווחת, תהליכי הערכה ומשוב עוסקים לא בביצועים אלא בתקשורת. במקרה הזה, עולים שני נושאים מרכזיים: האחד הוא הפער בין העובדת למנהלת על תפיסת המציאות והשנייה היא אופן התקשורת של המסרים. למעשה, במדידת ביצועים, רוב המצבים שבהם ציפינו לתוצאה טובה יותר מזו שהתקבלה הם פועל יוצא של היעדר תקשורת שוטפת, פתוחה וכנה סביב היעדים והדרך אליהם. הבעיה מתחילה כשהמנהלים לא מגדירים את היעדים טוב מספיק או כאשר הם לא מוודאים שיש הבנה והסכמה על היעדים הללו.

שיחות המשוב לא נועדו לאמלל את העובדים ולהכביד על המנהלים. להיפך, המשוב הוא המפתח ליצירת מערכות יחסים בריאות ובונות, סנכרון ההתקדמות ליעדים, הצעת סיוע, הנחיה או חניכה, וכן תמיכה בקשיים ובהצלחות. הוא שיחה אישית שעוסקת לא רק בבעיות הבוערות, ולכן היא הזדמנות גם למנהל לקבל משוב מהעובד לגבי מה שאפשר לשפר וכיצד הוא יכול לעזור לו להצליח.

כששיחות כאלה מתקיימות פעם או פעמיים בשנה, בלי לתחזק תקשורת שוטפת, הן אכן הופכות למרתיעות ומכבידות. מחקרים הראו שמשוב שוטף ותקשורת שקופה מגבירים תחושת הוגנות בקרב עובדים, תחושה של אכפתיות ושל הכרה.
גם אם היעדים הוגדרו באופן מושלם ונעשה תיאום ציפיות, עלינו לנהל מערכת יחסים עם תקשורת שוטפת ומשוב אפקטיבי. הנה כמה המלצות:

קודם כול, צרו מכנה משותף. הזכירו מה היו היעדים (ואז גם ההערכה למידת העמידה בהם תהיה ברורה ומוסכמת), והציגו את ה"עובדות", פירוט במה עמדנו ובמה לא עמדנו, ומתן דוגמאות לכל יעד, במיוחד לאלה שלא עמדנו בהם. זה אמנם מצריך מחשבה מקדימה, אבל משמעותי מאוד כדי שלא נדבר בהצהרות. לאחר מכן, ודאו שיש הסכמה על העובדות כדי שתוכלו להתקדם בשיחה. בכל מקרה, התייחסו לביצועים ולא למבצע. תכונות קשה לשנות, התנהגות בהחלט כן.

ההמלצה השנייה היא להקשיב. לפעמים לא צריך להגיד כמעט כלום אם נותנים לצד השני לשתף בפרטים. תנו לאנשים שלכם הזדמנות להתבטא, ותופתעו עד כמה הפערים מצטמצמים ועד כמה התקשורת ביניכם משתפרת.
שיחת משוב היא הזדמנות למציאת פתרונות, הבהרות ותיאום ציפיות מחדש. תנו לעובד להציע לפני שאתם קופצים לפתרון משלכם.

לבסוף, סיגרו את השיחה באופן חיובי. משוב יכול להיות בונה וחיובי אם הוא מתנהל תוך הבעת אמון ביכולת העובד והערכת התרומה שלו. אל תוותרו על זה, גם אם אתם מאוכזבים קצת באותו רגע. אם אתם נרתעים מלדבר עם העובדים על עבודתם, ייתכן שאתם בתפקיד הלא נכון לכם או שאתם צריכים קצת עזרה. בכל מקרה, הפתרון אינו להימנע ולקוות שהבעיה תיפתר מאליה. אנשים מעריכים כנות ושקיפות. שיחה כזאת מראה שאתם רואים את העובד ומאמינים ביכולתו להשתפר, והצלחת הצוות שלכם היא ההצלחה שלכם.

נטע ויזל, מומחית לפיתוח מנהלים, מעלה שאלות של מנהלים בחשבון הלינקדאין שלה, ואנחנו נפרסם כאן אחת לחודש שאלות נבחרות עם תשובתה ונקודות מבט של מגיבים נוספים בדיון שהתפתח 

צרו איתנו קשר *5988