לעבוד בזמני מלחמה: הנוסחה שתעזור לצוות להצליח גם אם המציאות תשתנה ברגע

עבודה מרחוק תחת אזעקות, עובדים שמגויסים למילואים, לקוחות שמחליפים דרישות במהירות ופרויקטים שתוכננו חודשים מראש ונאלצים להתאים את עצמם למצב המשתנה: בשנים האחרונות המציאות בארגונים יכולה להתהפך בין-לילה. זו גם הסיבה שחברות רבות מארגנות את הפרויקטים סביב צוותים - מתוך הנחה שהמבנה הצוותי יאפשר גמישות וזריזות גבוהה יותר בתנאים המשתנים.

אבל לא כל הצוותים מגיבים לשינוי באותה מידה - יש מי שמצליחים להתאים את עצמם במהירות לשינויים ומייצרים ערך, ואילו אחרים מתקשים בכך. מחקר חדש, שערכנו בפקולטה לניהול באוניברסיטת תל אביב, מציע כי התשובה היא לא רק באימוץ מתודולוגיות אג'יליות, המבטיחות תגובה מהירה לשינוי - אלא ביכולת צוותית עמוקה יותר.

● הפקולטה | ארגונים משקיעים מיליונים בבינה מלאכותית, אבל מי מחזיק בקלף המנצח?
● הפקולטה | כשטרנד ה-Six-Seven מגיע ללשכת המנכ"ל: איך לנהל בעידן של רעש
● הפקולטה | מחקר מצא: זו הנוסחה המנצחת להשקעה של פרייבט אקוויטי בחברה משפחתית

הצוות אולי עובד לפי אג'ייל, אבל הוא לא אג'ילי

בעשור האחרון הפכו שיטות העבודה האג'יליות כמו Scrum ,Kanban ו-SAFe כמעט לשפה הרשמית של עולם ניהול הפרויקטים. שיטות אלה מבוססות על מחזורי עבודה קצרים, בחינה מתמדת של סדרי העדיפויות ולמידה מתמשכת. ארגונים רבים אימצו אותן מתוך אמונה שהמתודולוגיות עצמן יהפכו את הצוותים למהירים, גמישים וחדשניים יותר.

אבל מחקר שערכנו, שהתבסס על 192 צוותי פיתוח ב-67 חברות תוכנה, רובן ישראליות או בעלות מרכזי פיתוח בישראל - הראה תמונה מעט שונה. במחקר אספנו נתונים מחברי צוות, ראשי צוותים ומנהלים, בשתי נקודות זמן, במטרה לבחון כיצד עיצוב העבודה על ידי ראשי הצוותים, והאוטונומיה שנתנו לצוות - קשורים לאג'יליות ולביצועים.

מצאנו כי עצם השימוש באותן מתודולוגיות אג'יליות לא הסביר מדוע צוות אחד הצליח להגיב במהירות לשינויים בעוד צוות אחר, העובד לפי אותה שיטה בדיוק, התקשה לעשות זאת. במילים אחרות, נוכחנו שאפשר לעבוד לפי Scrum - ועדיין להגיב לאט.

למשל, צוות יכול לקיים ספרינטים ומפגשי Daily - פרקטיקות המזוהות עם Scrum - אך אם כל שינוי בדרישות בסוף מחייב אישור ממנהל, אם תחומי האחריות נוקשים מדי, או אם חברי הצוות אינם מוסמכים לפתור בעיות ולקבל החלטות בזמן אמת, הצוות אולי עובד לפי אג'ייל אבל לא בהכרח אג'ילי.

מהממצאים עלתה הבחנה חשובה: אג'יליות אינה סדרה של טקסים או תהליכי עבודה, אלא היכולת עצמה של הצוות להגיב במהירות ובגמישות למציאות משתנה, כלומר: לשנות סדרי עדיפויות מהר, לפתור בעיות בזמן אמת ולהמשיך להתקדם גם כשהתוכנית המקורית כבר אינה רלוונטית.

כשחבר צוות במילואים: התשובה למבחן הישראלי

אז מה בכל זאת מבדיל בין צוותים שמצליחים להגיב טוב לשינוי לכאלה שלא? הממצא המרכזי של המחקר הוא שהסתגלות טובה לשינוי קורית לא כשמטמיעים את האג'יליות בזמן השינוי, אלא כשמייצרים סביבת עבודה אג'ילית הרבה לפניו. כשעוברים מראש מלעשות אג'ייל ללהיות אג'ייל.

כלומר, במקום רק לחלק משימות ולפקח על הביצוע שלהן, מנהלים יוצרים מראש תנאים שמאפשרים לצוות להגיב מהר יותר. הם מפרקים משימות מורכבות לחלקים קטנים יותר, יוצרים גיבוי וחפיפה מושכלת בין תחומי אחריות של עובדים, מאפשרים לעובדים לבצע מגוון רחב יותר של משימות ומסירים חסמים כמו תלות בצוותים אחרים, צווארי בקבוק מקצועיים או המתנה ממושכת להחלטות.

 פרופ' אבי כרמלי / צילום: פרטי

המחקר מראה כי עיצוב כזה של העבודה מגביר את האוטונומיה של חברי הצוות - וזו בתורה מחזקת את האג'יליות ואת הביצועים ברגע האמת של השינוי. כשיש לצוות אוטונומיה, הוא אינו צריך להמתין לכל אישור או הנחיה מלמעלה כדי להתמודד עם תנאי אי-ודאות. חברי הצוות יכולים להפעיל את הידע המקצועי שנמצא אצלם, לקבל החלטות קרוב למקום שבו הבעיה מתרחשת, ולהתאים במהירות את אופן העבודה כשהתנאים משתנים. אוטונומיה בהקשר הזה היא אינה רק תחושה של חופש, אלא תנאי מעשי שמאפשר תגובה מהירה וגמישה.

 ד''ר יוסי יצחקי / צילום: פרטי

ואין כמו המציאות הישראלית כדי להדגים את התיאוריה: דמיינו צוות פיתוח, שבו רק עובד אחד מכיר רכיב קריטי במערכת. אם אותו עובד נקרא למילואים או אינו זמין, כל הפרויקט עלול להיעצר. לעומת זאת, בצוות שבו אותו ידע מקצועי קריטי שותף מראש בין כמה חברי צוות, ותהליכי העבודה במקביל מאפשרים גמישות - הצוות יהיה מסוגל להתארגן מחדש במהירות. גם כשעובד נעדר רציפות העבודה תימשך ואיתה העמידה ביעדים.

ממצא נוסף של המחקר מראה כי אג'יליות אינה יתרון אוניברסלי. בפרויקטים שבהם הדרישות יציבות והמציאות כמעט אינה משתנה - התרומה של אג'יליות לביצועים מוגבלת. לעומת זאת, ככל שהסביבה דינמית יותר - לקוחות משנים דרישות, הטכנולוגיה מתפתחת במהירות או מתרחשים אירועים בלתי צפויים - כך האג'יליות הופכת לגורם משמעותי יותר בהצלחת הצוות. במילים אחרות, אג'יליות אינה מטרה בפני עצמה - היא יכולת שהופכת לקריטית כאשר המציאות מפסיקה להתנהג לפי התוכנית.