הכתבה בשיתוף חברת 31 מעלות צפון וגיאוקרטוגרפיה
תחת הכותרת "עיר חכמה", נעשו בשנים האחרונות ברשויות מקומיות רבות מאמצים לגבש מדיניות ותהליכי קבלת החלטות, המבוססים על מסד נתונים. הבעיה, לא פעם, גם כאשר המידע קיים, הוא חלקי, מפוזר בין מערכות, או לא מתעדכן בזמן אמת.
במקרים אחרים, גם כשהדאטה קיימת, אין כלים נגישים המאפשרים להפיק ממנה תובנות. כך נוצר מצב שבו החלטות שמתקבלות מדי יום בנושאי שירות לתושב, ניהול תקציב הרשות, או תכנון עירוני - נשענות על תחושות בטן, ניסיון אישי או חוות דעת סובייקטיביות.
בשנים האחרונות מגמה זו מתחילה להשתנות. מערכות BI ודשבורדים חכמים, שהפכו לכלי עבודה יומיומי בעולם העסקי, מחלחלים בהדרגה גם לרשויות המקומיות ומאפשרים תכנון מדויק, ניתוח ביצועים וזיהוי מגמות בזמן אמת.
"ראשי רשויות מבינים היום היטב את הצורך ורוצים מאוד לעבוד עם דאטה", אומר אורי קושניר, מנכ"ל 31 מעלות צפון. החברה פיתחה מערכות BI ודשבורדים מותאמים לרשויות מקומיות ולאחרונה הצטרפה לקבוצת גיאוקרטוגרפיה. "המידע פשוט מפוזר בין מערכות שונות שלא 'מדברות' זו עם זו, דבר המקשה על יצירת תמונה מלאה ורחבה של המצב".
אורי קושניר מנכ''ל 31 מעלות צפון / צילום: יח''צ
מי יודע כמה עסקים יש בעיר?
קושניר מדגים את הסוגיה באמצעות קושי שאיתו מתמודדות רשויות מקומיות רבות: השאלה כמה עסקים פועלים בעיר. השאלה נראית פשוטה, אבל התשובה, כך מתברר, מורכבת בהרבה. "עסק הוא למעשה שילוב של משלמים, נכסים, רישיונות עסק ופרטי שילוט. המידע העירוני מנוהל באופן מבוזר במערכות נפרדות. כל מערכת מתעדת סוגי מידע שונים, אבל אין מערכת אחת שמחברת הכל יחד", הוא אומר. "יש מערכת רישוי, מערכת גבייה, מערכת שילוט. למשל, לפעמים למאפייה אחת יש 5 נכסים, 3 פריטי רישוי שונים ו-4 שלטים. המערכת שאנחנו בונים יודעת לחבר בין כל אלה, ובאמצעות דשבורד, להנגיש את המידע לצרכי תכנון וקבלת החלטות. ובכך לאפשר מענה למאות שאלות עסקיות בנוגע לעסקים בעיר.
"דוגמא נוספת: ניתן לנתח את תמהיל העסקים השכונתי ולהבין איפה חסרות חנויות מזון, באיזה שכונות נפתחו עסקים חדשים ואילו אזורי מסחר מדשדשים. ברגע שיש את המידע, אפשר להחליט איפה כדאי להשקיע ולפתח, איך לתמוך, או באיזה אזורים נכון לפעול רגולטורית כדי לעודד פעילות. זה כבר לא עניין של תחושת בטן, אלא החלטה על סמך נתונים ברורים, שמסייעים בקבלת החלטות".
אבל הכוח האמיתי של הדשבורדים לא טמון רק ביכולת לאגד מידע ממספר מקורות מידע, אלא באפשרות לפעול על בסיסם בזמן אמת. קושניר: "אחד התחומים שאנחנו עובדים עליו הרבה הוא עולם השירות לתושב. ברגע שיש דשבורד שמרכז את כל הפניות למוקד העירוני ואת נתוני שביעות רצון התושבים, אפשר לראות מיד איפה יש בעיות, אילו פניות אינן מטופלות, איזה אגף חורג מזמן התקן, ומה מצריך התערבות מיידית".
לא מתוך תחושת בטן
לדברי קושניר, במקום להסתמך על תחושות בטן או לפעול מתוך לחץ של לשכת ראש העיר, הרשות יכולה לזהות בעיות עוד לפני שהן הופכות למשבר. "אנחנו לא שואלים את הרשות איפה הבעיה. הדשבורד הוא שמראה את זה בבירור. לפעמים זה עניין של הקצאת משאבים, לפעמים של אזור מסוים בעיר, ולפעמים אלה תהליכי עבודה שצריך לעדכן. אנחנו משתמשים בדשבורד כדי לזהות בעיות וכדי למדוד את הטיפול בהן באופן שוטף".
דשבורד לדוגמא של 31 מעלות צפון ככלי חיזוי לצמיחה דמוגרפית / צילום: באדיבות 31 מעלות צפון
תחום נוסף שבו הפער בין הנתונים בשטח לבין קבלת ההחלטות מורגש היטב הוא ניהול תוכניות עבודה והתקציב העירוני. קושניר מתאר כלי שנמצא כעת בפיתוח, לניהול תוכניות עבודה מקושרות תקציב שמתעדכן אוטומטית, על בסיס יומי, מתוך מערכות התפעול של הרשות. ייחודו של הכלי הזה הוא דווקא בחיבור בין התכנון לביצוע: "הוא מאפשר למנהלים, למנכ"ל או לראש הרשות לבצע בקרה אל מול תכנית העבודה ולהבין לא רק מה אושר - אלא מה קורה בפועל, ואיך זה משתנה לאורך זמן, בהתאם להתקדמות בתוכנית העבודה השנתית", מסביר קושניר.
מעקב ביצועים לאורך זמן
תועלת חשובה נוספת של הדשבורדים נובעת דווקא מהשימוש שלהם בימי שגרה. לא רק זיהוי בעיות בזמן אמת, אלא היכולת לנתח, למדוד, להשוות ולשפר ביצועים לאורך זמן. ברשויות שעובדות עם המערכות והדשבורדים של 31 מעלות צפון, מתקיימים תהליכי הטמעה קבועים הכוללים טיוב נתונים ועדכון תהליכי עבודה וסטנדרטים. "כשהמערכת מנטרת כל יום את הפעילות, פתאום מזהים דפוסי פעולה קבועים", אומר קושניר. "איפה יש חריגות, איפה זמני הטיפול השתנו, מה רמת השירות אל מול מה שנקבע באמנת השירות". כך הופך הדשבורד לכלי שמשרת לא רק את ההנהלה, אלא גם את שדרת הניהול המקצועית של הרשות.
במציאות עירונית מורכבת, שבה כל החלטה משפיעה על חיי התושבים, הכלים לקבלת החלטות חייבים להתאים לקצב ולרמת המורכבות של האתגרים. מערכות BI חכמות, כשהן משולבות ביכולת ניתוח ובליווי צוות יועצים ארגוניים, מאפשרות לרשויות מקומיות לא רק לנתח את מה שהיה, אלא לנהל טוב יותר את מה שיהיה. לא מדובר בפתרון קסם, אלא בתהליך מתמשך של למידה, מדידה ושיפור. ובמקומות שבהם הוא מיושם נכון, קשה לדמיין את העבודה העירונית בלעדיו.
מה עושים עם כל המידע
מערכות ה-BI והדשבורדים הם רק חלק מהתמונה. החידוש האמיתי הוא בשילוב בין כלים טכנולוגיים, חשיבה אנליטית וליווי של יועצים ארגוניים. "ה-Power BI הוא כלי מדהים", מסביר קושניר, "אבל הוא בהחלט לא המטרה. המטרה היא מה שנרצה להשיג בעזרתו. איזה ערך הוא מייצר עבור הרשות והתושבים: לשפר את השירות, להעלות את שביעות הרצון של התושבים, להגדיל את ההכנסות, לייעל את העבודה. באמצעות מידע מדויק וייעוץ אסטרטגי וארגוני, אנחנו עוזרים לרשויות להגיע לשם".
בשונה מפתרונות חיצוניים, הפתרון של 31 מעלות צפון פועל בתוך הרשות עצמה. המערכות והדשבורדים מותקנים על השרתים שלה, מתעדכנים אוטומטית, ומנוהלים יחד עם אגפי העירייה.
חברת 31 מעלות צפון פועלת כיום כחלק מקבוצת גיאוקרטוגרפיה שמובילה לאורך שנים תוכניות התחדשות עירונית, תהליכי שיתוף ציבור ותהליכי תכנון ברשויות מקומיות. "אנחנו מביאים לתוך המודל הזה את היכולות המחקריות ואת כלי התכנון שלנו, כדי להפוך את הנתונים לתובנות שאפשר לפעול לפיהן", אומר לירון פלדמן, מנכ"ל קבוצת גיאוקרטוגרפיה. לדבריו, המיזוג של 31 מעלות צפון לקבוצת גיאוקרטוגרפיה הוא חלק מאסטרטגיה להרחבת סל הפתרונות של הקבוצה לרשויות מקומיות.
לירון פלדמן מנכ''ל גיאוקרטוגרפיה / צילום: יח''צ
"החיבור עם 31 מעלות צפון הוא לא סתם רכישה של יכולת טכנולוגית - אלא חלק מתפיסה, שעיר מתקדמת זקוקה לניהול הוליסטי חכם, המשלב יכולות תכנון מדויקות וקבלת החלטות מבוססות נתונים. החיבור הזה מאפשר לנו לעשות את זה בצורה רחבה וסינרגטית יותר ולייצר עבור הרשות המקומית ערך גבוה יותר", מסכם לירון פלדמן.
לפרטים נוספים>>
הכתבה בשיתוף חברת 31 מעלות צפון וגיאוקרטוגרפיה
כתבות
ני"ע
